De très nombreux éditeurs proposent leur logiciel de paie sur le marché, chacun d’eux prétend détenir la solution qui répond aux besoins de tous les utilisateurs, mais comment faire pour savoir quel logiciel est réellement fait pour vous ?
Pour un utilisateur non averti, choisir une solution adaptée à ses besoins est difficile, voire peine perdue tant le choix pléthorique de logiciels de paie se multiplie d’année en année.
Pour autant, même les utilisateurs les plus expérimentés peuvent être confrontés à certains pièges pouvant ralentir ou entraver leurs recherches.
C’est pourquoi nous vous expliquerons quels sont les différents types de logiciels de paie à privilégier, et sur quels critères les choisir. Nous vous donnerons toutes les clés afin de vous garantir une transition sereine vers votre prochaine solution de paie.
Vous découvrirez quelles sont les fonctionnalités sur lesquelles vous focaliser en fonction de vos objectifs et de votre situation, mais aussi quels sont les éléments du logiciel sur lesquels vous concentrer afin de choisir le logiciel de paie qui vous convient le mieux.
Il est important de connaître vos besoins et vos objectifs afin de savoir sur quel logiciel vous tourner (logiciel axé sur l’autonomie de l’utilisateur, solution permettant l’accès à toutes les données souhaitées, etc.). Ne vous en faites pas, on vous aidera à déterminer le logiciel de paie qui vous correspond !
Deux types de logiciels de paie existent, le SI paie (pour vous concentrer sur les tâches liées à la gestion de la paie) et le SIRH (pour vous focaliser sur les tâches liées à la gestion des ressources humaines). Afin de faire le bon choix entre ces deux systèmes, nous les définirons et nous vous expliquerons en quoi il est important de les distinguer, et pourquoi il est primordial de les prendre en compte dans la mise en place de votre benchmark.
La notion de coût sera également cruciale lors de votre décision, ainsi, pour que vous trouviez le logiciel de paie le plus adapté à votre budget, nous vous dévoilerons quelques astuces afin de comparer rapidement les modèles économiques des éditeurs les plus avantageux pour votre entreprise.
Parmi les logiciels de paie présentés ci-dessus, certains vous parlent probablement plus que d’autres. Ces solutions reposent toutefois sur un modèle bien précis que nous vous aiderons à décrypter tout au long de ce guide. Le but de cet article sera par conséquent de vous faire gagner du temps en vous guidant dans la jungle des logiciels de paie, afin d’y voir plus clair lors de vos recherches.
Que vous soyez ou non un adepte de ces logiciels de paie, que vous ayez une préférence pour Payfit, Silaexpert, Openpaye, Ciel ou d’autres encore, nous vous assurons que vous trouverez dans cet article tous les conseils dont vous aurez besoin afin de débuter dans les meilleures conditions.
Et ainsi, en toute autonomie, vous serez capable de sauter le pas afin d’effectuer une transition en toute sécurité entre votre ancienne et votre nouvelle solution.
1. Déterminez vos principaux besoins (SI paie ou SIRH)
Concrètement, vous devrez faire appel à un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) ou à un SI paie (Système d’Information Paie) en fonction de vos compétences métiers et de vos besoins !
Si votre principal objectif est de vous occuper de la gestion RH (recrutement, gestion des visites médicales, formation, gestion des talents, etc.), dans ce cas, privilégiez plutôt un SIRH, c’est-à-dire un système bénéficiant de modules RH et d’un logiciel de paie intégré.
Si au contraire, une brique RH ne vous est d’aucune utilité, alors ne vous orientez pas vers un SIRH, mais vers un logiciel de paie « pure player » (autrement dit un SI paie). Faire ce choix permettra d’emblée d’éviter de vous retrouver avec un SIRH au sein duquel vous n’utiliserez qu’1/5 des fonctionnalités !
Voici quelques exemples de SIRH et de SI paie actuellement disponible sur le marché :
- Eurecia, HiFiveWork et Lucca sont des SIRH.
- Notre solution Openpaye, est un SI paie
- Et enfin, Workday est un SIRH intégrant une brique paie dans son système
2. Plateforme de paie ou logiciel de paie ?
Deux principaux types de solutions existent pour la gestion de la paie : les logiciels de paie qui ont tendance à offrir une plus grande liberté à leurs utilisateurs, et les plateformes de paie qui sont davantage axées sur l’accompagnement client lors des périodes de production.
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de paie, vous serez amené à produire vous-même et à être bien plus autonome. En effet, le logiciel vous garantit d’avoir la main sur l’ensemble du cycle de paie.
Cela veut dire pouvoir gérer les utilisateurs, la production sociale, les échanges, le paramétrage, etc. en toute autonomie. Vous l’aurez compris, optez pour un logiciel de paie uniquement si vous souhaitez avoir accès à tout le cycle de paie, sans intervention de l’éditeur du logiciel.
Remarque : Tout comme la plateforme, le logiciel vous accorde également la possibilité de profiter d’une assistance et un support dédié en cas de problème.
Une plateforme, elle, vous permettra d’accéder uniquement à une partie du cycle de paie, tout en ayant à disposition un ou plusieurs intervenants extérieurs (éditeur ou détenteur de la plateforme) qui vous assisteront lors de la production.
Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’un éditeur limite l’accès à une partie du cycle de paie à son client :
- L’éditeur estime qu’une partie du cycle de paie doit être sécurisée par un professionnel car jugée trop complexe ou chronophage pour le client.
- Le logiciel ne gère pas l’entièreté du cycle de paie. Par ailleurs, une intervention humaine et plusieurs outils sont nécessaires à l’accomplissement de certaines tâches.
Il est à noter que certaines plateformes se proclament éditeurs de logiciels à part entière, néanmoins peu d’informations sont communiquées à l’utilisateur quant à son accès au cycle de paie. L’ambiguïté est volontaire de la part de ces plateformes !
C’est pourquoi se renseigner sur les possibilités et les fonctionnalités proposées par l’éditeur est crucial lors de vos recherches. Vous devez absolument être capable de reconnaître un logiciel de paie d’une plateforme !
À titre d’exemple, Listo ou encore payfit sont bien davantage des plateformes que des logiciels. En effet, sur ces types de plateformes, les déclarations sociales et le paramétrage sont effectués par l’éditeur, l’utilisateur n’a par ailleurs pas accès aux échanges avec les caisses de cotisations.
2.1 L’autonomie ou le service ?
Pour résumer, si vous possédez les compétences nécessaires pour manier un logiciel de paie sans aide, et que vous souhaitez intervenir sur l’ensemble du cycle de paie en toute autonomie, choisissez le logiciel de paie plutôt que la plateforme.
Si au contraire, vous rêvez d’un service accompagné, ou que vous manquez de compétences métiers pour assurer l’ensemble de la production sociale, dans ce cas-là, privilégiez la plateforme.
Sachez cependant qu’il n’y a pas de modèle meilleur qu’un autre, votre situation et vos objectifs décideront de celui à favoriser !
Les avantages et inconvénients d’un logiciel de paie :
- Nécessite des notions en paie et déclarations sociales pour la gestion de la paie.
- Gain en flexibilité, en liberté et tarif généralement très avantageux
Les avantages et inconvénients d’une plateforme :
- Manque de fluidité de la production sociale
- Sécurisation du cycle de paie par l’intervention d’un tiers
Ainsi, choisir entre une plateforme ou un logiciel de paie doit naturellement vous mener à la question suivante : ai-je les compétences pour intervenir sur l’ensemble du cycle de paie ? Si la réponse est oui, il vaudrait mieux opter pour un logiciel de paie. Sinon, vous orienter vers une plateforme est certainement la solution idéale.
3. Un logiciel multi-dossiers et multi-conventions ?
Si votre structure est composée de plusieurs entités, avec chacune des règles spécifiques ou conventions collectives différentes, orientez-vous alors vers un logiciel qui soit pensé pour garantir une gestion multi-structure.
De nombreux logiciels sur le marché de la paie, sont pensés pour gérer plusieurs établissements, et donc plusieurs conventions collectives à la fois. Leurs interfaces vous donnent la possibilité de gérer cet ensemble beaucoup plus facilement !
Afin de visualiser en quoi ce type de logiciel peut vous faire gagner du temps, nous vous en faisons la démonstration en vidéo :
4. La sécurisation de la production
La sécurisation de la production sociale est bien entendu l’une des notions les plus importantes à prendre en compte lors de votre choix. Pour autant, il est possible d’être autonome avec un logiciel de paie tout en profitant d’une sécurité renforcée par l’éditeur.
En effet, la sécurisation peut être au cœur du logiciel de paie. Celui-ci doit cependant réunir un ensemble de prérequis permettant d’accompagner l’utilisateur pour faciliter les contrôles en lui mettant à disposition un maximum d’outils en natif dans le logiciel de paie.
Remarque : Quelles que soient les compétences sociales de l’utilisateur, les mises à jour des règles de paie ainsi que les mises à jour conventionnelles doivent être appliquées automatiquement et maintenues par l’éditeur ! Le rôle de ce dernier est donc de sécuriser l’autonomie de l’utilisateur en permanence.
Par ailleurs, si l’utilisateur choisit la plateforme, il doit s’assurer que le tiers s’occupant de certaines tâches de son cycle de paie puisse justifier de chacun des calculs qu’il effectue et de posséder les compétences nécessaires. Le professionnel en charge de votre dossier doit appliquer un ensemble de process rodés et maîtrisés.
Mais surtout, rapprochez-vous des éditeurs et n’hésitez pas à poser autant de questions que vous le souhaitez sur des problématiques que vous vivez à l’instant t, ou concernant des cas de figure spécifiques à votre dossier. Vous avez également le droit de demander les références des clients travaillant dans le même secteur d’activité que vous !
5. Quid des données
Les données sensibles correspondent aux éléments ou informations ayant une valeur vitale pour votre entreprise. Vos données et celles de vos collaborateurs ne doivent en aucun cas être altérées ou négligées par l’éditeur.
Que l’on parle de plateforme ou de logiciel de paie, vos informations doivent être conservées en sécurité, et vous devez en avoir accès quand vous le souhaitez !
L’outil en question doit également vous donner la capacité de modifier vos données et d’historiser les modifications effectuées. Vous devez aussi savoir à tout moment qui a effectué quelle modification, et quand cela a eu lieu !
Vos données devront bien entendu être sauvegardées en France (et dans le meilleur des cas) quotidiennement. Ces données seront idéalement répliquées sur plusieurs serveurs pour garantir leur intégrité en cas d’évènement exceptionnel.
Où sont hébergées vos données ? L’éditeur respecte-t-il le RGPD ? Posez les questions qui vous permettront d’être serein une fois le logiciel acquis.
Si celui-ci en dispose, profitez de la version d’essai pour tester différents cas de figure. Vérifiez les contrôles que le logiciel effectue sur vos données afin de prévenir d’éventuelles anomalies.
Par ailleurs, extraire vos données à n’importe quel moment est une condition indispensable qui doit être garantie par l’éditeur. Avoir accès à votre fichier DSN est effectivement un exemple de droit que vous devez pouvoir réclamer à l’éditeur !
5.1 Ce que le logiciel doit vous fournir
Le logiciel de paie choisi doit vous permettre, le plus simplement possible, de produire des déclarations sociales et des bulletins de paie. Il doit entre autres vous fournir une vision globale et claire de vos productions et de votre(vos) dossier(s) à l’aide d’une interface ergonomique et intuitive.
Par ailleurs, la tarification du logiciel doit être claire et transparente, l’éditeur doit être en mesure de proposer un essai du logiciel afin que l’utilisateur puisse le tester.
Mais aussi et surtout, l’outil choisi doit être sécurisé, vos données doivent impérativement être entre de bonnes mains. Un logiciel de paie fiable se veut irréprochable en termes de contrôle et de sécurisation des données, on vous explique les éléments indispensables que doit proposer un logiciel de paie fiable :
En outre, pour vous aider à sécuriser votre production, le référentiel de paie s’avère être un outil essentiel. Il vous aide à planifier, anticiper et fiabiliser le traitement des paies et déclarations sociales du dossier, cela afin d’optimiser la gestion de la paie dans l’entreprise ! Si vous souhaitez en savoir plus sur le référentiel de paie, un article est disponible sur notre blog.
Et pour les plus curieux d’entre vous, si vous souhaitez comprendre à quoi pourrait ressembler un cycle de paie en quelques minutes, nous vous invitons à visionner la vidéo ci-dessous décrivant le cycle de paie d’un utilisateur sur le logiciel Openpaye :
6. Connexion entre logiciels
Votre logiciel doit être pensé pour être interopérable, le but de votre solution de paie ou RH est d’accompagner l’utilisateur pour que son expérience soit optimale. Or, certaines solutions enferment l’utilisateur dans un système autonome le privant d’une liberté d’accès à certains outils externes.
L’utilisateur doit être capable de se connecter à d’autres logiciels spécialisés afin d’accélérer les tâches effectuées (en particulier celles répétitives). Plusieurs possibilités s’offrent à vous dans le cas où votre éditeur respecte cette interconnexion entre les applications :
- Une marketplace est disponible sur le logiciel ou la plateforme, vous suggérant d’accéder aux fonctionnalités d’une autre application pour accélérer vos process.
- L’éditeur est en partenariat avec d’autres éditeurs (RH ou paie) et inclut par conséquent des fonctionnalités de façon natives dans le logiciel.
- Votre logiciel de paie est structuré de façon à se connecter à un maximum d’autres applications via des connexions API
En bref, un logiciel de paie fermé, sans connexion à aucune autre plateforme vous freinera tôt ou tard dans vos efforts. En effet, votre situation change au cours du temps et c’est pourquoi vos besoins évoluent tout autant. Si un logiciel de paie vous suffit aujourd’hui, rien ne vous garantit qu’il sera suffisant dans quelques années.
Plus tard, vous pourriez être à la recherche d’un logiciel de planification, de recrutement, de gestion des bases de données, etc. Projetez-vous et envisagez comment sera votre solution dans quelques années, le but étant de s’engager dans une solution s’adaptant aux besoins évolutifs de ses utilisateurs.
Openpaye, logiciel de paie 100% web, est une de ces solutions vous garantissant cette flexibilité dans le temps. Aujourd’hui, plus de 2000 applications sont connectées à notre solution : Zapier, Airtable, Net-entreprises, Google Sheet, SharePoint et bien d’autres encore :
7. Les mises à jour de l’outil
L’un de vos autres objectifs sera de vérifier la fréquence et la pertinence des mises à jour du logiciel de paie choisi. Lors de période exceptionnelle telle que nous le vivons lors de la crise sanitaire du covid, le logiciel doit être réactif et être capable de s’adapter à un grand nombre de modifications réglementaires.
Dans ce genre de cas, les lois sont votées très rapidement, et sont appliquées aussitôt, c’est pourquoi l’éditeur doit proposer une réponse immédiate à ce type d’éventualité en appliquant très rapidement des mises à jour de manière efficace, simple et en s’assurant que cela ne complique pas la tâche à l’utilisateur.
Le journal des modifications (changelog) du logiciel de paie doit également être mis à jour rapidement afin que vous sachiez ce qui a été modifié, remplacé, supprimé, mais aussi afin de connaître l’impact futur de ces changements sur vos paies.
Un logiciel s’adapte au contexte réglementaire, conventionnel ou relatif au droit du travail, tout en communiquant très rapidement les nouvelles règles aux clients. Cette caractéristique est indispensable pour tout logiciel de paie !
Si vous optez pour un logiciel de paie, assurez-vous qu’il puisse justifier des calculs du régime social et fiscal instantanément dans l’application. Les mises à jour du logiciel de paie doivent impérativement être communiquées à l’utilisateur, la transparence d’un logiciel de paie est la clé d’une sécurité garantie lors de vos productions.
N’oubliez pas, posez autant de questions que possible à l’éditeur afin d’être certain d’avoir en face de vous la solution idéale.
Remarque : La solution recherchée doit aussi vous tenir au courant des changements liés à l’organisation du travail (déclaration d’activité partielle, report de charges pour URSSAF, etc.).
À titre d’exemple, vous pouvez si vous le souhaitez demander à l’éditeur de vous fournir un exemple de publication typique de mises à jour sur le logiciel de paie.
Sur Openpaye, nous publions chaque semaine les mises à jour des règles conventionnelles détaillées dans une newsletter à destination de nos clients, voici à quoi peut ressembler ce type de publication : Consulter la newsletter.
8. L’autonomie dans le paramétrage
Un éditeur capable de vous fournir les outils vous permettant d’effectuer du paramétrage en toute autonomie, et sans entraver la configuration initiale de la solution est grandement bénéfique (surtout en période de production).
Par conséquent, le but de votre logiciel de paie est de pouvoir gérer les règles de droits communs, les règles conventionnelles, certains usages des entreprises, et d’autres aspects similaires.
La mise en place d’une mutuelle, des règles de maintien de salaire plus favorables que les règles conventionnelles, la création personnalisée d’alertes paies pour sécuriser votre production, la création d’éditions personnalisées, voici un certain nombre d’exemples que vous devrez être capable de gérer très simplement dans votre logiciel de paie via un paramétrage simplifié par l’éditeur.
En outre, les modifications que vous effectuez ne doivent pas impactées ou entravées votre production, ni même le système livré par l’éditeur. Pour vous en assurer, vous devrez demander à l’éditeur si les changements que vous opérez dans le paramétrage du logiciel risqueront ou non de vous porter préjudice lors d’une prochaine mise à jour du logiciel de paie.
Exemple : Bien que le logiciel vous permettra de modifier certains éléments qui vous sont favorables sur les primes d’ancienneté ou le maintien de salaire, une évolution réglementaire pourrait rendre cette modification défavorable pour votre entreprise. Le logiciel doit pouvoir vous alerter si vous avez effectué une erreur de saisie !
9. Eviter d’être confronté à une “usine à gaz”
Bien souvent après plusieurs mois d’utilisation, l’utilisateur se retrouve confronté à un problème dont il se serait bien passé : le client effectue des changements sur le logiciel, mais il n’a aucune possibilité de visualiser l’historique des modifications.
Pour ne pas vous retrouver face à une usine à gaz dans quelques années, vous devez avoir accès en quelques clics à toutes les personnalisations que vous ou vos prédécesseurs avez effectuées sur le logiciel. Ce dernier doit aussi être équipé d’un système de paramétrage multi-niveau qui anticipe ces cas de figure.
Vous devez également connaître l’impact de ces personnalisations sur vos paies. Les modifications que vous avez apportées au logiciel ne doivent en aucun cas avoir une conséquence négative sur ce que l’éditeur du logiciel vous livre par défaut.
En effet, l’éditeur doit prévoir des mesures afin de minimiser les risques liés aux manipulations effectuées par l’utilisateur. N’hésitez donc pas à poser des questions à l’éditeur afin de savoir ce qui est mis en place sur le logiciel pour éviter toutes éventualités.
Rappel : Vos modifications ne doivent pas avoir d’impact sur les mises à jour de l’outil. Vos personnalisations doivent être mises en comparaison avec ce qui est réalisé dans le domaine du droit commun ou conventionnel.
10. Les tarifs des logiciels et les coûts cachés
Les tarifs proposés par le logiciel doivent être les plus clairs possibles ! Voici plusieurs éléments à réclamer lors de votre échange avec l’éditeur :
- Vous devez être au courant de toutes les fonctionnalités que vous aurez à votre disposition une fois le logiciel en main,
- Quelles sont les fonctionnalités auxquelles vous n’aurez pas accès ?
- Connaître le prix du logiciel ou recevoir un devis personnalisé éventuellement,
- Les interventions dans le logiciel sont-elles incluses dans le tarif ?
- Quel est le type de support en ligne dont vous avez le droit ?
- La documentation est-elle incluse dans le prix ?
- Les API (intégrations à d’autres applications dans le logiciel) sont-elles libres d’accès ?
En fonction de votre situation, bien d’autres éléments pourraient être compris ou non dans le tarif, n’hésitez pas à poser autant de questions que possible à ce sujet. Un tarif lisible et transparent vous épargnera bien des surprises plus tard !
Plusieurs modèles économiques peuvent vous être proposés par l’éditeur. Nous vous préconisons toutefois d’opter pour un tarif à la licence ou au bulletin, moins coûteux et adaptatif en cas de période de débauche ou d’embauches.
Lorsque les tarifs ne sont pas clairement définis par le logiciel sur son site, le plus souvent le prix dépendra de la situation de votre entreprise (chiffres d’affaires, salariés, etc.).
11. Privilégiez les spécialistes
Nous vous conseillons vivement de faire appel à des spécialistes, mais aussi de choisir un SI paie plutôt qu’un SIRH si la paie est votre priorité. En cas de démonstration du logiciel, l’expertise d’un spécialiste de la gestion de paie sera un véritable atout pour vous expliquer tout ce dont vous aurez besoin.
Demandez lors de la démo à qui vous aurez à faire lors d’un éventuel problème futur. Des consultants paie ? Des gestionnaires de paie ? Des techniciens informatiques ?
Ne vous faites pas piéger pendant la phase de commercialisation. Si votre interlocuteur lors de la démo possède les compétences métiers et l’aisance relationnelle nécessaire, ce n’est peut-être pas le cas du support technique. Dans l’idéal, faites appel à des gestionnaires et des consultants paies qui sauront répondre efficacement à vos besoins.
Connaître la qualification de vos interlocuteurs vous permettra de savoir si ceux-ci ont uniquement des compétences techniques afin de vous aider sur certaines tâches. Ou bien s’ils peuvent également comprendre le contexte de votre problème et vous apporter un support bien plus complet.
Cet aspect est très important, vous devez être certain que votre interlocuteur sache de quoi vous parlez, et cela afin d’éviter des tickets de support avec plusieurs mois d’attente.
Bloquer un jour de paie car votre problématique sur la réintégration sociale n’a pas été comprise et traitée dans les meilleurs délais peut être très frustrant. Prévenez ce type de problème en vous adressant par conséquent à des experts de la paie (dans l’idéal, adressez-vous à des gestionnaires de paie ou des consultants paie sauront répondre à vos questions efficacement).
12. Testez encore et toujours !
Bien que l’expertise d’un spécialiste de la paie peut vous aider à prendre en main le logiciel plus facilement, vous ne devez pas oublier que votre ressenti avec l’outil est primordial. Certains éditeurs peuvent avoir tendance à survaloriser leurs logiciels !
Lors de votre benchmark, pour être certain de l’efficacité d’un logiciel, vous devrez le tester quoi qu’il arrive. L’éditeur peut vous expliquer comment fonctionne le logiciel dans les grandes lignes, mais vous devrez l’avoir en main pour connaître les limites du système.
Demandez par conséquent un accès lors de la démo, ou si l’éditeur le propose lui-même sur son site, profitez-en ! Vérifiez la documentation, testez le support, contrôlez les informations liées aux mises à jour, c’est primordial !
Un éditeur qui vous refuse l’accès au logiciel peut être un indice sur le niveau de performance et d’efficacité de sa solution. Certains de vos interlocuteurs tenteront de vous verrouiller un accès au logiciel via un contrat de longue durée, dans ce cas, méfiez-vous !
Un éditeur qui a confiance en son logiciel sera ravi de vous en donner l’accès pour que vous puissiez en juger par vous-même. Un contrat sans engagement est bien souvent de bon augure, l’éditeur a très certainement confiance en son logiciel et n’hésite pas à donner le plus de liberté possible à ses clients.
On insistera jamais assez, perdre quelques heures en testant la solution afin de vous fournir la certitude de son efficacité est le meilleur choix à faire.
13. Les avis et les démos
Afin de mettre toutes les chances de votre côté, d’autres indicateurs encore très peu exploités peuvent vous fournir de précieux indices quant à la performance et la pertinence des logiciels recherchés.
Ce que nous allons traiter ici ne concerne pas l’utilisation du logiciel, mais plutôt les équipes travaillant autour du développement de l’application, et les relations qu’ils entretiennent avec leurs clients. En effet, si le logiciel tient une importance capitale lors de votre choix, il ne doit pas l’emporter sur le facteur humain.
Afin d’obtenir un indice objectif de ce facteur, les avis des utilisateurs ayant côtoyé ces équipes peuvent être un excellent indicateur de performance du logiciel. Par conséquent, n’hésitez pas à demander à l’éditeur de vous fournir certains contacts d’entreprises relativement similaires à la vôtre.
Suivre les réseaux sociaux du logiciel est également un bon moyen de vous faire une idée sur certains aspects de l’outil. De plus en plus de logiciels mettent à destination du grand public plusieurs documents, des témoignages, des démonstrations vidéos, des livres blancs, et bien d’autres éléments qui vous seront très certainement utiles.
Obtenir un maximum d’informations avant de réserver une démo est la meilleure façon d’optimiser votre entretien avec l’éditeur afin de lui poser autant de questions que possible liée à votre problématique, tout en prenant compte du logiciel choisi.
14. Migration et formation
L’anticipation est le maître mot, demandez à l’éditeur ce qu’il adviendra si vous optez pour leur solution. La mise en place est-elle garantie par l’éditeur ? Le process est-il documenté ? Combien de temps vous faudra-t-il avant de pouvoir commencer vos productions avec la solution ?
Expliquez votre contexte, les particularités de votre entreprise et vos ressources en interne afin d’expliquer vos objectifs et votre problématique. L’éditeur saura reconnaître plus aisément vos besoins en fonction de votre situation actuelle.
Si le logiciel en dispose, comment se déroulent les formations ? Sont-elles payantes ? Sont-elles réalisées uniquement en présentiel ?
Dans le cas où l’éditeur propose lui-même des formations à destination de nouveaux clients, nous vous conseillons de les suivre en ligne, où vous pourrez travailler à votre rythme. Ce type de formation présente aussi de nombreux avantages en cas de turn-over, afin que votre collaborateur puisse prendre en main le logiciel rapidement.
Un espace pour vous former est l’idéal pour vous habituer rapidement aux spécificités du logiciel. La migration de vos données et le temps consacré à la maîtrise du logiciel sont fortement simplifiés si vous respectez ces conditions.
Enfin, demandez à l’éditeur si lors de votre migration, la procédure est rapide et claire. Votre convention collective nationale doit bien entendu être prise en charge dans le logiciel, demandez à savoir de quelle façon elle est gérée par l’éditeur.
Un accompagnement sans faille lors de votre migration est primordial pour que la transition se fasse de manière fluide et rapide !
15. Support et documentation
Il n’y a rien de plus agaçant pour un client que d’être dans l’impossibilité de pouvoir produire ses paies à cause d’un problème non résolu (ou en attente de résolution) par le support. Ce dernier doit être réactif au besoin de l’utilisateur pour fluidifier la production des paies.
Ainsi, l’éditeur doit être en mesure d’expliquer aux potentiels clients quel est le process de réception des demandes de support.
Le support se fait-il sous la forme d’envoi de tickets (parfois problématique car certains formulaires sont très longs à remplir) ? Quel est le délai moyen du traitement de la demande ? Un numéro de téléphone est-il disponible pour le traitement de ma demande ?
Dans le meilleur des cas, le support doit être disponible à l’appel mais aussi via un chat instantané, beaucoup plus réactif en cas de problème. Un délai de réponse raisonnable à l’aide d’un chat se situe autour de 30 minutes.
Effectivement, un logiciel qui vous met en attente plusieurs heures pour résoudre votre problème peut très vite devenir un frein à votre production, en particulier si vous n’êtes pas encore familiarisé avec l’outil.
Une documentation facilement accessible peut aussi être très utile pour vous habituer au logiciel de façon autonome. Demandez à avoir accès à la documentation avant l’achat d’un abonnement au logiciel, et renseignez-vous concernant la nature de la documentation. Est-elle orientée logiciel et métier ou uniquement logiciel ?
Vérifiez tous vos cas de figure, et constatez par vous-même si les réponses sont bel et bien dans la documentation (mandataires sociaux, acre, apprentis, etc.). Cela vous permettra également de savoir si vous avez les compétences nécessaires pour répondre à vos propres besoins grâce à une documentation simplifiée et détaillée.
Tous les conseils apportés sur cet article valent aussi pour notre solution ! Profitez-en, contactez-nous afin d’en savoir davantage sur Openpaye, posez autant de questions que vous le souhaitez !
On sera ravis de vous apporter notre aide afin de vous renseigner sur notre logiciel et sur ce qu’il apportera à votre entreprise en prenant compte de votre situation et contexte actuel.
Mais aussi et surtout, comparez-vous à d’autres éditeurs de logiciels afin d’opter pour la solution la plus adaptée à vos besoins !
Si vous êtes prêt à réserver une démo avec un éditeur, vous pouvez tirer profit du document que nous vous mettons à disposition ci-dessous. Vous y trouverez toutes les questions et sujets que nous vous conseillons de poser à votre interlocuteur afin d’être certain de ne rien oublier lors de votre conversation !
Remarque : Nous vous conseillons d’utiliser la checklist de la façon suivante :
- Dupliquez la feuille que nous vous mettons à disposition afin que vous puissiez la modifier. Pour cela, cliquez sur « fichier > créer une copie« . Assurez-vous d’être bien connecté à un compte Google afin que la manipulation fonctionne correctement.
- Ensuite, indiquez en haut à droite le logiciel ou la plateforme analysée.
- Posez à votre interlocuteur les questions affichées dans la checklist.
- Choisissez « oui » si le sujet est correctement traité par l’éditeur, choisissez « non » si ce dernier ne répond pas au besoin.
- Dupliquez autant de feuilles que vous le souhaitez puis comparez les résultats !
