Comment élaborer son référentiel de paie ?

paie-référentiel

Quelle place occupe le référentiel de paie pour votre entreprise ?

Avant de répondre à cette question, il est important de préciser que chaque dossier a ses spécificités, et bien souvent plusieurs d’entre eux sont amenés à être manipulés par des gestionnaires de paie ayant recours à des méthodes différentes.
Ce turn over implique irrémédiablement des modulations des règles de paies préétablies, et ce facteur n’est pas isolé, plusieurs éléments contribuent à moduler encore davantage les spécificités du dossier.

En effet, chaque entreprise est unique, par conséquent chacune d’entre elles ont un effectif qui varie, un secteur d’activité et une organisation qui diffère d’une entreprise à une autre.
Tous ces éléments ont un impact sur la paie !
Dans ce cas, nous recherchons des solutions à plusieurs problèmes posés :

  • Comment faire en sorte de tracer un historique de toutes les modifications apportées sur les règles de paie ?
  • Comment serait-il possible de noter chacune des spécificités et décisions apportées par chacun des gestionnaires de paie.
  • Comment savoir qui a appliqué ces spécificités et dans quel contexte ?
  • Et enfin, comment réagir en fonction de ces nouvelles règles de paie ?

Ces problématiques sont récurrentes, un manque d’efficacité, résultant d’un manque d’organisation ou de connaissance des bons procédés.
Et si nous vous disions que le seul outil évoqué antérieurement permettait de régler l’ensemble de ces problèmes simultanément ?

Celui-ci vous offrant par ailleurs la possibilité de disposer de toutes les informations concernant le run de paie du dossier. Cet outil implique entre autres un accès beaucoup plus rapide à l’effectif, aux typologies de paie, aux spécificités du dossier, afin de gagner du temps sur un éventuel contrôle ou échange interne.

Vous l’avez bien compris en cliquant sur cette article, la seule méthode viable pour pallier à tous les problèmes énoncés précédemment est de recourir au référentiel de paie !
Concrètement, le référentiel (aussi appelé bible de paie) est un document principalement à destination du gestionnaire de paie.
Cet outil l’aide à planifier, anticiper et fiabiliser le traitement des paies et déclarations sociales du dossier, cela afin qu’il assure – dans les meilleures conditions possibles – le traitement de la paie dans l’entreprise !

Le référentiel de paie peut aussi être dématérialisé, plus dynamique, en étant intégré à votre logiciel de paie, et par conséquent encore plus proche de votre production !
Nous vous démontrerons pourquoi votre logiciel de paie doit vous aider à alimenter, maintenir, stocker et surveiller votre référentiel et les données stockées dans celui-ci.

Pour commencer, découvrons ensemble la représentation d’un bon référentiel de paie découpé en plusieurs catégories et mettons en évidence le contenu de celui-ci afin de permettre aux gestionnaires de paie de gagner en efficacité !

Le contexte

Dans l’optique de réaliser notre référentiel de paie, il faudra débuter en indiquant en premier lieu l’effectif du dossier en nombre arrêté à l’instant T, au 31/12n-1 en physique, équivalent temps plein et selon le calcul URSSAF.

Par la suite, définissez les différentes populations, contrats spécifiques, régimes spécifiques de droit commun, les conventions collectives.

Précisez par ailleurs les spécificités du point de vue contractuel du dossier, à titre d’exemple :

  • Un dossier en sous-traitance avec les informations qui s’y rattache.

Le run de paie

Venons en maintenant au run de paie, naturellement ces questions devraient vous venir à l’esprit :
Quelles sont les dates et le calendrier du cycle de paie ? À quel moment reçoit-on les éléments variables ? Par quels moyens ? Et enfin par qui ?

Pour y répondre, il faudra préciser dans le référentiel de paie : les dates d’échéances de paiement des cotisations ainsi que le mode de paiement, et préciser si un workflow de validation existe avec le client.

N’oubliez pas qu’il est nécessaire de détailler les moyens de communication des éléments variables de la paie ! Toutes les manipulations permettant d’importer, modifier et calculer des éléments sont détaillées sur le référentiel !

Indiquez la gestion des événements de paie !
Exemple : arrêts de travail, soldes de tout compte…

Le référentiel de paie sera en mesure de spécifier, en fonction des règles de paie appliquées, quel sera l’impact dans le run de paie.
L’aspect crucial de cet outil se situe dans sa capacité à centraliser toutes ces données au plus près de votre production.

Un outil de centralisation de vos données.

Le référentiel de paie sous forme physique présente tous les avantages que nous avons citées auparavant, il est toutefois préférable d’opter pour un référentiel intégré à votre logiciel.
En effet, celui-ci stockera toutes vos règles de paie dans le langage de votre application, mais ce n’est pas tout.

Ce référentiel 2.0 doit être façonné par votre logiciel dans le but de traduire ce langage de paie afin de vous restituer les informations à savoir au moment opportun, et pour que chacun des utilisateurs (expérimenté ou non), puisse accéder facilement aux règles de paie.

La dématérialisation de vos règles de paie, stockées et intégrées à votre application de manière fiable, la capacité à traduire vos règles pour que chaque utilisateur soit au courant de toutes les spécificités de votre entreprise, ce sont ces aspects-là qui définissent l’avenir du référentiel de paie.
Autrement dit, ce dernier doit être capable de faire la liaison entre la singularité de votre entreprise, les spécificités de vos règles de paie et les méthodes de travail des différents gestionnaires de paie qui auront l’occasion de travailler dans cette même entreprise.

Les spécificités du dossier

Les règles de paie spécifiques du dossier (primes, cotisations complémentaires ou supplémentaires spécifiques, avantage en nature, mutuelles…) font parties intégrantes du référentiel de paie :

  • Les usages spécifiques du dossier,
  • L’historique des interactions de paramétrage dans le dossier,
  • Joindre la politique de rémunération de l’entreprise,
  • L’accord d’entreprise si il y’en a un,
  • Les contrats de prévoyance complémentaire.

Après avoir indiqué les spécificités du dossier dans le référentiel, comment s’y prendre pour finaliser le contrôle de paie ?

L’étape post paie

Comment et quels sont les éléments à envoyer lors de la finalisation du run de paie du mois ? Toutes les manipulations permettant de transmettre, formater et stocker les fichiers sont détaillées dans le référentiel !

Notre avis sur le référentiel de paie et ses limites : Bien souvent, le référentiel de paie est un document stocké sur un poste, un serveur ou même un classeur physique.
Comme nous l’avons déjà précisé, nous pensons résolument que le référentiel doit se situer au plus prés de l’outil de production du cycle de paie.
C’est pour cela que sur Openpaye, chaque dossier possède un espace où l’on saisit une partie du référentiel de paie, ainsi que les codes d’accès à certains espaces liés aux déclarations du client, une autre partie du référentiel est restituée par l’application.
Ce type de structure permet à l’application de savoir quand est-ce que vous allez à l’encontre de vos règles de paie.

Exemple : Si un utilisateur souhaite attribuer une prime à un salarié non concerné par cette dernière, une alerte se déclenchera (ici en rouge), précisant la nature de l’erreur en fonction des règles de votre dossier :

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Extrait d’un bulletin du logiciel Openpaye.

Ce type de référentiel intégré à votre logiciel est également lié à un système de code d’accès que vous définissez, offrant aux gestionnaires de paie ou à n’importe quel autre utilisateur un accès rapide, une mise à jour des informations instantanée, et une sécurité garantie au sein du système de stockage de vos informations.
C’est effectivement le moyen le plus sûr de sécuriser votre run de paie tout en simplifiant l’accès et le traitement de vos paies.

Lors de l’introduction nous avions déclaré que ce document était avant tout l’outil sur lequel se reposait le gestionnaire de paie, le référentiel est indispensable car il doit permettre de répondre rapidement aux questions que pourra se poser un nouveau gestionnaire en charge du dossier, un remplaçant du chargé de compte, le superviseur, le DRH…
N’oubliez pas que c’est le document de référence contenant en détail les modalités de paie de votre société, lors de l’arrivée d’un gestionnaire de paie, ce référentiel devient un outil précieux afin d’aider votre collaborateur à s’approprier rapidement les règles de paie en vigueur dans votre entreprise.

Qu’attendez vous ? Profitez le plus vite possible d’un outil qui saura synthétiser le panorama social et les pratiques de votre entreprise à travers une procédure précise, dans le but de réduire au maximum les erreurs de votre service paie !

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