En tant que prestataire de paie, votre meilleur atout du quotidien est votre logiciel de paie, c’est pour cela qu’il est primordial de choisir celui qui vous accompagnera au mieux lors du traitement et l’externalisation des paies de vos clients.
Comme vous le savez, l’objectif pour un prestataire de paie est de satisfaire les besoins de ses clients en remplissant un certains nombres de tâches principales (production des bulletins de paie, production des déclarations sociales), et de tâches annexes (préparation des documents de contrats de travail, audit, accompagnement social, etc.).
Ainsi, plusieurs questions se posent d’emblée. Vers quel type de logiciel se tourner ? Quels critères cet outil doit-il impérativement remplir ? Et surtout, comment s’orienter facilement dans ce vaste marché de la paie ?
Au-delà du service apporté à vos clients, nous vous expliquerons en quoi il est important de choisir un logiciel de paie qui pourra vous offrir un gain en termes d’agilité, de business, d’industrialisation, mais aussi d’anticipation des prochains défis de l’externalisation de la paie. En bref, le prestataire de paie doit opter pour un logiciel qui saura s’adapter aux enjeux d’aujourd’hui et de demain !
1. Les objectifs d’un logiciel performant
Le logiciel de paie adéquat pour un prestataire de paie doit lui permettre de réaliser sa production sociale de manière fiable, rapide, et en lui assurant un gain de temps à l’aide de tâches automatisables !
L’interface du logiciel doit vous fournir une vision globale et axée business ! Vous devez savoir ce qu’il vous reste à faire sans pour autant devoir scroller, naviguer et perdre du temps à chercher une information.
Refacturer vos clients, chercher une information spécifique, rentrer un nouveau client, déléguer des tâches, proposer plusieurs offres business, etc. Toutes ces possibilités sont indispensables et doivent impérativement être garanties par l’éditeur.
Simplification, modernisation, automatisation et sécurisation des productions sont 4 principes fondamentaux que doit respecter l’outil de paie que vous choisirez !
2. Votre outil de travail n°1
En tant que prestataire de paie, votre logiciel de paie va vous accompagner lors de toutes vos démarches ! Il est indispensable de s’équiper du meilleur outil possible pour simplifier votre travail et gagner en crédibilité auprès de vos clients.
C’est avec le logiciel de paie que vous réaliserez votre suivi de production, que vous travaillerez auprès de vos collaborateurs, etc. La majorité des tâches qui vous incombent seront réalisées au sein de cette solution, et c’est pour cela que votre choix est décisif.
Votre production sociale sera menée à bien et dans les meilleures conditions seulement si le logiciel qui vous accompagne le permet. Cette prise de conscience est primordiale dans le but de préserver votre santé financière et personnelle.
En effet, un logiciel qui vous pèse, et avec lequel vous n’êtes pas à l’aise risquerait de compromettre vos projets sur le long terme. Un grand nombre d’éditeurs de logiciels sur le marché de la paie sont concernés, c’est pourquoi nous vous expliquerons dans la suite de l’article comment faire le bon choix afin de débuter ou faire la transition vers votre nouveau logiciel en toute sérénité !
3. La production sociale
L’aspect le plus important dans un logiciel de paie est la production sociale. Celui-ci doit permettre au prestataire de paie de produire des bulletins pour tous les clients, quels que soient leurs contextes et leurs spécificités.
La solution que vous recherchez doit être constamment mise à jour pour répondre aux nécessités et aux enjeux actuels. Il doit être performant, rapide et accessible facilement (via un navigateur par exemple). Une vision globale des dossiers de vos clients est un avantage non négligeable.
Où en êtes-vous dans votre externalisation ? Quelles sont vos tâches restantes ? Quelles sont les tâches que vous avez déjà effectuées ? Qui sont vos clients ? Quel est le nombre de bulletins par client ? La réponse à ces questions doit être apportée par votre logiciel le plus simplement possible.
Dans le cas où vous devrez entrer un grand nombre de nouveaux clients sur le logiciel dans une courte période, celui-ci doit être pensé pour faciliter la migration à l’aide de process rôdés.
D’autre part, la migration, la récupération de dossiers clients, et l’ensemble des outils permettant d’assurer la bonne gestion de la production doivent être rodés, maîtrisés, mais aussi documentés. En effet, en cas de turn-over chez vos collaborateurs, la prise en main du logiciel ne doit pas être un frein !
Pour vous aider lors des productions, ou en cas de problèmes techniques, le support doit aussi être réactif afin de répondre le plus rapidement possible à vos problèmes. Privilégiez l’instantané ! Chat en direct et téléphone sont les meilleurs canaux de transmission pour assurer un support efficace.
D’autre part, le délai de réponse moyen ainsi que le délai de clôture moyen d’un ticket du support sont des indicateurs importants à prendre en compte. Renseignez-vous et accumulez autant d’informations que possible sur la fiabilité du support du logiciel.
Délivrer des informations à un client depuis l’application ne doit pas pouvoir vous poser d’inquiétude si la solution choisie est optimisée pour cela. Il en va de même concernant le stockage des informations ou des documents (ex: arrêts maladie) envoyés par un client.
Mais aussi, l’historisation des informations est un critère important, si vous ne retrouvez plus une donnée précise. Ces détails font partie d’un ensemble d’éléments indispensables qui vous permettront d’améliorer votre expérience au sein du logiciel.
Les notions de multi-dossier, multi-conventions collectives et multi-tâches doivent être ancrées au sein même de la philosophie de la solution.
Entre autres, un logiciel de paie ouvert et connecté à d’autres outils peut vous permettre de transférer des données et effectuer certaines tâches beaucoup plus simplement.
Plusieurs logiciels de paie conçus pour répondre aux besoins des prestataires sont sur le marché. Parmi eux, nous pouvons compter :
Plusieurs facteurs que nous décrirons au cours de l’article vous permettront de les départager afin de trouver le logiciel qui vous convient le mieux !
Par ailleurs, les fonctionnalités que doit posséder votre logiciel de paie afin de répondre à vos besoins sont très similaires à celles nécessaires pour satisfaire les besoins d’un expert-comptable. Ainsi, si vous le souhaitez, vous pouvez consulter notre article consacré aux logiciels de paie dédiés aux experts-comptables !
4. Un logiciel autour d’une équipe
Bien qu’au départ, le prestataire de paie soit indépendant et à son compte, il doit envisager la possibilité de travailler avec des collaborateurs qui interviendront à son nom dans la production (dans l’optique d’une plus forte croissance ou d’une meilleure sécurisation des paies par exemple).
Ainsi, le logiciel de paie choisi doit être proactif, pensé pour optimiser la gestion multi-utilisateurs en permettant à l’administrateur du compte de personnaliser les accès des différents intervenants. Mais aussi, le logiciel doit permettre à vos collaborateurs (ou futurs collaborateurs) d’intervenir en votre nom !
Cela peut se faire via l’utilisation de plusieurs accès disposant de sa propre boîte mail, tout en exploitant une seule adresse mail d’expéditeur.
Un logiciel multi-utilisateurs doit aussi prendre en compte les imprévues ! Cela passe par l’historisation des modifications effectuées par tous les utilisateurs. Le prestataire de paie doit savoir quel collaborateur a effectué quelle tâche, à quel moment et sur quelle partie du logiciel.
L’outil choisi doit vous permettre également de rattacher des dossiers à vos responsables (tout en vous laissant la possibilité d’accéder aux dossiers en question).
La délégation des tâches est ainsi un véritable levier de croissance ! Vous devez penser en termes de « scaling », un prestataire de paie sera malheureusement très vite limité concernant son portefeuille client. Faire appel à plusieurs experts de la paie pour l’aider à gérer davantage de clients est inévitable à long terme.
5. Les types de clients
Le prestataire de paie a plusieurs cibles, et réalise par conséquent plusieurs types d’externalisations. Il est important de bien prendre en compte ces différents types de prestations afin de savoir si votre logiciel répond à vos objectifs !
- Un prestataire de paie peut externaliser les paies d’une entreprise faisant partie de son propre portefeuille, c’est exactement ce que nous préconisons pour vous assurer une pérennité financière.
- Mais le prestataire de paie peut aussi réaliser de la sous-traitance, c’est-à-dire produire les paies d’un portefeuille appartenant à un tiers (ex: sous-traitance d’un expert-comptable ou d’un autre prestataire de paie).
Ces types de prestations répondent à des besoins, des choix stratégiques ou temporaires. Dans ces cas-là, le logiciel de paie doit être dimensionné pour vous permettre de distinguer votre portefeuille, de ceux appartenant à autrui.
A l’instar de Silaexpert, le logiciel de paie doit permettre de gérer des agences. Mais votre solution peut aussi gérer des sous-domaines, auxquelles seront attribuées des dossiers. Ces sous-domaines peuvent ainsi vous assurer de bien différencier les experts-comptables.
Cas d’usage du système des sous-domaines : Vous sous-traitez les paies de trois experts-comptables et vous possédez un portefeuille de cinquante dossiers par expert-comptable. Dans cette situation, trois sous-domaines seront alors créés, et en tant que prestataire de paie, vous pourrez accéder à chacun de ces trois sous-domaines dans le but de gérer leurs dossiers respectifs.
Ce système de sous-domaine vous offre une vision claire, et vous octroie une organisation rigoureuse et maitrisée des différents dossiers de vos clients. Grâce à ce type de process, vous aurez en main le chiffrage, la facturation et les documents à remettre à l’expert-comptable. Mais aussi, vous pourrez adapter et normer les adresses mail d’envoi en fonction de vos clients !
Cette approche garantit à vos experts-comptables une prestation modulable en fonction de leurs besoins. Les points de contact, les points de connexions, les adresses mail pourront être au nom de l’expert-comptable si ce dernier souhaite conserver une certaine opacité au niveau de la sous-traitance. Au contraire, si l’expert-comptable souhaite être transparent, les paies peuvent aussi être assurées au nom du prestataire de paie.
Il est important de retenir que l’externalisation des paies n’est pas une activité immuable. Le prestataire de paie doit être proactif et anticiper les enjeux de demain ! Un logiciel qui lui permet de prévoir ces prochains changements, notamment à travers la gestion de sous-domaines, est un avantage à prendre en compte lors de votre choix.
6. Un logiciel pour miser sur l’avenir
Nous l’avons défendu jusqu’à présent, un logiciel de paie qui se projette sur l’avenir est un véritable atout, un investissement fiable sur le long terme pour un prestataire de paie !
Un prestataire peut très bien proposer une ou plusieurs offres, il a la liberté de choisir la méthode qu’il souhaite pour produire ses paies et cette méthode peut être très pertinente dans un contexte donné.
Néanmoins, les cabinets d’expertises comptables se dotent chaque année de nouveaux outils toujours plus performants, le monde de la paie se modernise, les process se diversifient, la concurrence entre prestataires est de plus en plus rude.
Ce contexte évolutif tend à provoquer des incertitudes quant à la pertinence des modèles actuels développés par les prestataires. Par conséquent, comment ces derniers peuvent-ils s’assurer d’être compétitifs à l’avenir ?
Pour cela, votre logiciel de paie doit réunir trois principales conditions :
- Permettre au client de participer au cycle de paie en lui fournissant des accès à certaines tâches.
- Apporter une expérience collaborateur aux salariés de vos clients (à l’aide d’un portail dédié aux salariés).
- Une brique RH intégré au logiciel est une plus-value indispensable au vu de la multiplication des SIRH (ces systèmes font partie de vos principaux concurrents, et apportent une gestion digitalisée des ressources humaines à leurs clients).
Miser sur l’avenir, c’est aussi gagner en agilité et investir sur un outil capable d’enrichir vos offres, de changer vos tarifications, de vous connecter à d’autres outils externes afin de gagner en flexibilité (notamment à l’aide de services tels que Zapier).
L’avenir c’est également le nocode, en effet, les entreprises développent progressivement des compétences en interne sur le nocode, mais aussi sur des outils collaboratifs leur garantissant un gain de temps considérable ! Ils peuvent ainsi exiger à ce que les prestataires s’adaptent à leurs nouveaux usages.
7. L’industrialisation
Le prestataire de paie peut s’appuyer sur un des leviers de croissance les plus importants : la hausse du nombre de paies produites. Pour ce faire, le prestataire doit renforcer sa productivité à l’aide de l’automatisation de certaines tâches.
Vous ne le savez peut-être pas, mais certaines opérations de votre cycle de paie sont automatisables (imports, synchronisations API, synchronisations des transferts de fichiers, etc.). Pour bénéficier de ces avantages, l’outil de paie choisi doit être conçu en ce sens pour vous permettre d’industrialiser vos paies !
Cette méthode vous accorde la possibilité de gagner du temps sur un grand nombre de tâches :
- Création et gestion d’une typologie de clients
- Gestion d’une typologie de paramétrage nocode
- Normalisation de certains fichiers pour des clients spécifiques
- Création de dossiers, de collaborateurs et de salariés automatiquement à la volée
- Calcul des paies en masse
- Construction de vos propres tableaux et fichiers d’imports, etc.
Adopter une approche d’industrialisation de la gestion de vos paies est primordial pour gagner du temps, fiabiliser vos productions, et à terme, accroître votre capital économique.
Réinvestissez dans des outils encore plus performants, dans des formations toujours plus bénéfiques pour vos compétences. Entretenir ce cercle vertueux afin de répondre aux besoins de vos clients efficacement, et en s’assurant une place dans le marché de la paie est la clé de la réussite pour un prestataire de paie.
Cette adaptabilité à long terme permettra de vous focaliser sur des tâches non-automatisables, mais à forte valeur ajoutée (onboarding clients, support, audit et accompagnement, etc.).
8. Les services complémentaires
Industrialiser votre modèle est indispensable, mais ce n’est pas le seul critère de réussite pour votre société. En effet, le prestataire de paie peut se reposer sur d’autres leviers de croissance très efficaces afin de booster sa productivité et attirer de nouveaux clients !
Augmenter le panier moyen par client est un des aspects sur lequel le prestataire de paie doit se focaliser. Pour cela, ce dernier doit apporter des services complémentaires (audit, conseil, services d’accès au logiciel, etc.).
Si aujourd’hui vous êtes dans une démarche de prestation de paie, rien ne vous empêchera à l’avenir de proposer à vos clients une offre plus riche :
- Externalisation assistée
- Aide aux contrôles des paies pour des sociétés en internalisation
- Mise à disposition d’un logiciel avec accompagnement juridique et social
- Formation client à l’internalisation de la paie
Disposer d’un large éventail d’offres permet de vous démarquer, et à vos services de s’adapter plus simplement à un marché de plus en plus instable. Vous différencier est donc le point central d’un avenir plus certain dans le monde de la paie.
Posséder un logiciel de paie agile, qui se connecte à d’autres outils du marché, et vous permettant de décupler les offres et services que vous proposez est donc crucial !
9. Générer plus de profit
Votre but principal est bien entendu de faire du profit ! Pour ce faire, vous devez opter pour un outil abordable, qui réponde à vos besoins et aux impératifs énoncés précédemment.
Vous devez opter pour un logiciel reposant sur un modèle avantageux pour vous sur le long terme. Le logiciel de paie que vous choisirez doit par conséquent proposer un tarif stable, le prix que vous payez aujourd’hui ne doit pas subitement exploser après l’ajout d’une ou plusieurs fonctionnalités à l’avenir.
Pour autant, si votre chiffre d’affaires augmente, le tarif du logiciel lui doit rester le même qu’au début. Les tarifs de votre logiciel doivent être clairs afin que vous puissiez anticiper facilement les coûts, le prix de votre outil ne doit pas être considéré comme une charge variable !
Pour résumer, l’idéal serait de choisir un logiciel proposant un tarif qui varie sensiblement selon votre situation. Le logiciel doit vous accompagner dans votre croissance et non vous ralentir, si vos paies augmentent, le tarif par bulletin lui doit diminuer.
Un logiciel dont le modèle va dans ce sens vous permettra de gagner de l’argent, et d’investir sur des services complémentaires qui renforceront votre productivité et l’expérience client.
10. Gagner en agilité
Certains de vos clients préfèreront avoir la main sur certaines parties du cycle de paie, d’autres au contraire ne voudront pas investir de temps dans la prise en main du logiciel. S’équiper d’un logiciel agile est donc la clé pour vous adapter à tout type de clients.
Lors de nos productions, nous avons fait face à des clients ayant des situations et des besoins bien divers. Certains sont plus autonomes en ce qui concerne l’usage et le processus d’onboarding du logiciel, d’autres ont plus de difficultés et nécessitent un accompagnement.
Par conséquent, votre capacité à répondre efficacement aux besoins du client en fonction de sa situation est ce qui fera toute la différence !
Dotez-vous d’un logiciel dimensionné pour accompagner le client de A à Z. Récupérer un email, réaliser une demande spécifique, stocker une information, produire une paie, quel que soit le type d’élément que vous ou vos clients recherchez, votre solution de paie doit vous le permettre en toute simplicité !
Un client satisfait est un client qui a pu récupérer ses paies avec le moins de contraintes possibles. Garder à l’esprit que l’expérience client doit être votre priorité, et sera l’élément qui vous assurera une croissance stable à l’avenir !
