Comment reconnaître un logiciel de paie adapté aux experts-comptables ?

À l’aide de cet article, vous saurez reconnaître ce qui différencie un logiciel de paie classique, d’un logiciel de paie capable de décupler la productivité de votre cabinet, baisser le turn-over des gestionnaires de paie, et sécuriser votre cycle de paie.

Ces trois points fondamentaux sont les piliers d’une solution de paie fiable et adaptée aux exigences de votre cabinet.

Le logiciel de paie d’un cabinet d’expertise comptable doit permettre à ce dernier de produire les paies et déclarations sociales efficacement à ses clients.

Effectivement, l’offre de service d’un cabinet est assez large :

  • Gestion de tenu de compte,
  • Expertise comptable,
  • Commissariat au compte,
  • Externalisation du service social, etc.
service comptable
Fonctionnement du service comptabilité

Le service paie du cabinet d’expertise comptable doit par conséquent se munir d’outils lui permettant de répondre efficacement aux besoins de ses clients !
Parmi ces outils, le cabinet choisira bien entendu le logiciel de paie le plus adapté aux tâches effectuées.

Car si les fonctionnalités proposées par la solution choisie ne répondent pas intégralement aux besoins du cabinet, le service paie rencontrera inévitablement des difficultés significatives.

Mais que représente vraiment le service paie pour un cabinet d’expertise comptable ? Quelle rôle joue ce service et en quoi est-il complémentaire au service comptable ?

Les enjeux du service paie pour les cabinets

Pour le cabinet, le service paie représente un service à haute valeur ajoutée.
Il permet l’acquisition de clients en comptabilité, car ces derniers ont tendance à confier la paie et la comptabilité au même cabinet.

Par ailleurs, le service paie se présente comme une structure de conseil auprès de ses clients.
Par conséquent, si un client n’est pas satisfait par le service paie du cabinet, il est fort probable qu’il confie sa comptabilité à un autre cabinet.

C’est pourquoi le service paie ne doit surtout pas être négligé, il joue un rôle prépondérant au sein du cabinet.

Le service paie est aussi important en terme de charges car il nécessite du personnel qualifié, des outils précis et adaptés, et enfin une organisation spécifique. C’est pour cette raison que certains cabinets préfèrent opter pour une sous-traitance de ce service à d’autres prestataires.

Un service paie correctement structuré est indispensable, il se compose d’une équipe d’intervenants et d’experts de la paie spécialisée.

Les différents intervenants

Un cabinet d’expertise comptable comprend plusieurs services en fonction de sa taille et sa stratégie (service comptabilité, service social, service audit, etc.).
Chacun de ses services étant liés à différents responsables, ces derniers ont pour mission d’assurer la conformité de l’offre proposée aux clients.

En ce qui concerne le service social, chacun de ses clients va recevoir une lettre de mission décrivant les objectifs et le périmètre de l’offre sociale.

équipe du service paie
Les équipes du cabinet d’expertise

Le cabinet d’expertise comptable dispose de plusieurs équipes. Au sein de ces équipes, les superviseurs paies, le responsable du service social et les gestionnaires de paie possèdent chacun un portefeuille clients.

Il est également important pour un cabinet de connaître ses cibles potentielles afin d’ajuster son offre en fonction du type de client !

Le type de client d’un cabinet

Les clients qui auront tendance à s’orienter vers les cabinets d’expertise pour confier leurs comptabilités sont souvent issus des TPE/PME.
Les cabinets travaillent pour la plupart en relation avec des entreprises provenant de secteurs très variés.

Par conséquent, le cabinet d’expertise doit se munir d’un logiciel de paie qui puisse traiter les particularités de tous les secteurs d’activités !
Remarque : Dans un cadre préventif, et dans le contexte d’un engagement légal pour la production sociale de leur client, le cabinet peut souscrire à une assurance.

Pour répondre efficacement à toutes ces spécificités, la gestion de l’équipe de production doit être réalisée méthodiquement !

Gestion des équipes de production

équipe du service social
La constitution de l’équipe du service social

La gestion des équipes de production sociale dans un cabinet d’expertise comptable peut s’effectuer de la façon suivante :

  • Un gestionnaire de paie s’occupe d’un portefeuille de 50 clients (en moyenne), épaulé par un manager qui l’accompagne pendant la gestion.
  • Le manager devra rendre des comptes au responsable du service paie en fonction des critères de productivité du cabinet (nombre de bulletins et déclarations produites, temps passé chez un client, etc.).

En prenant en compte tous ces facteurs, quel serait le service social à privilégier pour écarter toutes difficultés lors de la production des paies.

Le service social idéal

Un service social qualitatif est l’option idéale pour un cabinet d’expertise comptable. Une organisation de travail basée sur la satisfaction client doit être l’objectif visé !

La production conforme de paies, déclarations sociales et l’accompagnement des clients sont autant de facteurs qui décideront de la sérénité du client au sein du cabinet.

Cela doit inévitablement passer par une communication sans faille entre les différents acteurs du service, mais aussi par la prise en main d’outils sécurisés et adaptés.

Mais surtout, le service social ne doit pas être un gouffre financier, chaque initiative doit être calculée pour engendrer le moins de frais possible au cabinet, tout en s’assurant de dégager suffisamment de marge afin d’investir sur un recrutement solide et des outils encore plus puissant.

Maintenant que nous avons relevé le type de client habituel d’un cabinet, l’organisation à privilégier et le service de paie à favoriser, il est temps de mettre en lumière les avantages d’un logiciel de paie idéal pour un cabinet d’expertise comptable.

Voici une liste de 15 caractéristiques indispensables afin que votre logiciel de paie puisse répondre efficacement aux critères d’exigence de votre cabinet :

Les 15 spécificités d’un logiciel de paie pour expert-comptable

1. Un logiciel pensé pour être multi dossiers et multi conventions collectives

Comme nous l’avons déjà souligné, les clients d’un cabinet sont bien souvent issus de TPE/PME, c’est pour cette raison que le logiciel choisi doit être multi sociétés et multi conventions collectives.

Il faut que la solution de paie puisse gérer toutes les sociétés (sans qu’il y ait de limite en terme de prise en charge selon les secteurs d’activités ou les conventions collectives).

Cette fonctionnalité est primordiale et doit être l’essence même de la solution choisie, il est fortement recommandé d’écarter un logiciel qui vous limite sur cet aspect.

Votre logiciel doit aussi pouvoir attribuer des portefeuilles aux gestionnaires de paie. Vous devez être capable, sans difficultés, de distinguer quel gestionnaire détient quel portefeuille de client.

Toute cette organisation doit être régulée et exposée le plus clairement possible par l’interface du logiciel, afin de vous simplifier la tâche au maximum.
Exemple : Vous avez la possibilité d’attribuer un dossier ou remplacer un gestionnaire de paie directement depuis l’application.

Prenons l’exemple d’Openpaye afin de visualiser concrètement comment l’interface d’un logiciel de paie multi-société peut être représentée :

2. Des mises à jour maintenues par l’éditeur de l’application

Le temps de l’équipe de production est précieux, c’est pourquoi il doit être consacrer en grande partie à conseiller les clients, améliorer la productivité du service, mais aussi développer son organisation de travail.

Investir ce temps sur la recherche d’informations liées aux conventions collectives et aux règles de paie (en moyenne près de 600 modifications des règles par an) est une perte de temps significative !

L’objectif est donc que votre logiciel intègre ce travail en publiant à titre d’exemple des mises à jour automatiques dossier par dossier directement dans l’application, afin que vous puissiez accéder aux informations de ces MAJ et que vous puissiez les décortiquer.

3. Création des dossiers simplifiés et personnalisables sans codage

Un cabinet d’expertise comptable doit prendre en charge de nouveaux clients, des clients sortants, créant de nouvelles sociétés, ou même en dépôt de bilan.
Ce flux de clients devient parfois ingérable pour le cabinet, c’est pourquoi votre logiciel doit vous permettre de créer des dossiers sociaux très rapidement !

Il est important pour le cabinet de promettre aux nouveaux clients une mise en place du dossier et un accompagnement rapide et sans faille.
Pour tenir une telle promesse, il est crucial que votre solution permette de :

  • Créer de nouvelles entités et les attribuer aux gestionnaires de paie sans perdre de temps,
  • Récupérer les historiques,
  • Récupérer les paramétrages automatiquement.

Ces points doivent être réalisables directement dans le logiciel de paie, et ce, afin de pouvoir produire les paies et déclarations sociales dans un délai acceptable pour mettre en confiance votre nouveau client.

4. Suivi détaillé de la production sociale

Les cabinets d’expertise comptable doivent répondre à un objectif : réussir à gérer une multitude de clients tout en prenant en considération le calendrier de paie variant d’un client à un autre.
Certains d’entre eux saisiront les éléments variables en début de mois, en fin de mois ou même en retard.

Le cabinet doit aussi prendre en compte l’absence de certains gestionnaires de paie, mais également leur efficacité au sein du cabinet.
C’est l’ensemble de ces petits facteurs, qui petit à petit, vont ralentir la fluidité de la production sociale.

En se rendant dans l’application, les responsables et gestionnaires doivent savoir en temps réel où ils en sont sur leurs portefeuilles, quelles paies ont été produites, quels sont les clients qui ont transmis leurs informations, quels sont les clients ayant des demandes en attente, et si un collaborateur est absent, quels clients seront impactés.

Toutes ces informations doivent être accessibles instantanément sur la même interface. Ce suivi doit par conséquent être global mais aussi filtrable si l’utilisateur souhaite se focaliser sur une information en particulier.

Dans l’exemple suivant, nous avons accès à l’ensemble de la production sociale sans avoir à entrer dans les dossiers. En quelques clics vous devez savoir combien de bulletins de paie il vous reste à calculer, quelles déclarations sociales ont été acceptées / refusées, etc. :

5. API DSN et Jedeclare

Le logiciel de paie idéal pour un cabinet d’expertise comptable doit permettre l’envoi de déclarations sociales directement depuis l’application.
Il doit aussi accorder au gestionnaire de paie l’assurance d’un suivi de ces productions en temps réel.

Peu importe le mode d’organisation du portefeuille client sur Net-entreprise, le gestionnaire de paie doit avoir accès à tous les comptes-rendus des déclarations.

Les échanges et les transmissions de documents avec chaque caisse de cotisation doivent aussi être intégrés et consultables dans la solution de paie.

Voici idéalement ce que vous devriez pouvoir faire dans un logiciel de paie prenant en compte ces particularités :

6. Transmission et archivage des documents

Les gestionnaires de paie procèdent à un grand nombre d’échanges lors du cycle de paie.
Que ces échanges soient effectués en interne, auprès des clients ou des organismes sociaux, le cabinet a besoin d’historiser et d’archiver les informations communiquées.

C’est pourquoi les envois de bulletins, de déclarations sociales ou de tout autre document doit pouvoir s’effectuer via la plateforme de production sociale.
Votre logiciel doit ainsi être capable de stocker automatiquement ces données dans un répertoire au sein du logiciel ou dans une gestion électronique de document (GED).

7. Un logiciel collaboratif et modulaire

service collaboratif
Un service collaboratif

Dans le service de production social d’un cabinet, les clients ont plusieurs niveaux de gestion et de digitalisation RH.

Certains clients vont être autonomes sur une partie des transmissions des données variables, d’autres clients n’auront pas les ressources nécessaires pour être autonomes (manque de temps, de compétences, d’outils adéquats, etc.), et enfin une dernière partie des clients demandera à être autonome sur la quasi-totalité du cycle de paie.

Le logiciel de paie doit permettre de gérer tous ces cas de figure !

Les clients doivent pouvoir transmettre leurs informations directement depuis l’application sans pour autant avoir les compétences requises pour faire de la production sociale.
Remarque : La politique commerciale du cabinet définira si les clients peuvent ou non effectuer les productions sociales.

Votre logiciel de paie doit donc être agile et malléable, en permettant à vos clients d’intervenir sur certaines parties du cycle de paie.
Il doit également être “collaboratif”, apporter l’expérience collaborateur aux salariés des clients du cabinet : Les clients du cabinet doivent avoir un outil permettant de produire les demandes de congés payés, les demandes de remboursement des notes de frais, etc.

8. Sécurisation et contrôles assistés du cycle de paie

Les gestionnaires de paie ont donc besoin d’un réel accompagnement par l’intermédiaire de fonctionnalités qui leur sont adaptés.
Pour autant, bien que le logiciel de paie permette aux utilisateurs d’économiser beaucoup de temps, il est nécessaire que la solution que vous choisissez soit sécurisée, tout en assistant les gestionnaires lors des contrôles du cycle de paie.

En d’autres termes, un logiciel de paie pensé pour un cabinet d’expertise comptable doit être proactif !
Un logiciel qui met à jour les informations importantes tardivement vous ralentira dans vos tâches.

Vous devez accéder aux informations que vous souhaitez le plus simplement possible (détails des mises à jour du logiciel, informations liées aux contrôles de paie, etc.).

Concrètement, voici comment pourrait se présenter un cycle de paie contrôlé et sécurisé :

9. Écritures comptables et provision adaptable

La partie comptabilité du cabinet va uniformiser la gestion comptable/paie de leurs clients, néanmoins, il est possible que les clients aient des gestions différentes.

Pour répondre à ce besoin, il est important de pouvoir compter sur un logiciel de paie capable de paramétrer et personnaliser très simplement les écritures comptables.
Par ailleurs, la solution de paie doit vous permettre de transmettre les écritures comptables de votre logiciel de comptabilité.

Enfin, vous devez pouvoir réaliser des provisions de paie sur ce logiciel (provisionner les congés payés, certaines primes et indemnités) et rester au courant des modes de provision qui ont été utilisés par le cabinet.

10. Données pour la refacturation

Le modèle de facturation diffère d’un cabinet à l’autre. Certains cabinets proposent un tarif par salarié tout compris, d’autres cabinets proposent un tarif spécifique par événement (bulletin de paie, déclaration sociale, arrêt de travail, solde de tout compte, etc.).

Vous l’avez compris, peu importe le modèle économique du cabinet, le logiciel de paie doit vous permettre de retranscrire pour un client donné, toute la production d’un mois (nombre de bulletins, nombre d’arrêts de travail, de déclarations effectuées, etc.).

Par l’intermédiaire de données d’extractions, votre solution de paie doit pouvoir détaillée toute cette production, filtrable par :

  • Dossier,
  • Collaborateur,
  • Groupe de dossier,
  • Ou activité.

11. Un logiciel en marque blanche

Une façon efficace pour travailler l’image de marque de votre cabinet est de profiter d’un logiciel en marque blanche.
Autrement dit, une solution au sein de laquelle vous pourrez inscrire votre logo (sur les bulletins de paie par exemple) et apposer votre charte graphique.

Cette fonctionnalité est bénéfique pour votre marque employeur, afin que vos clients et vos collaborateurs intègrent facilement votre écosystème et s’approprient rapidement les codes et les valeurs de votre cabinet.

12. Un logiciel accessible

En période de crise sanitaire ou pour parer à tout autre événement indépendant de votre volonté, un logiciel de paie aisément accessible devient indispensable.
Un logiciel de paie en mode web, sans installation nécessaire au fonctionnement de l’application, est un bon moyen d’anticiper ces imprévues.

Pour repérer un logiciel de paie disposant d’un accès facilité, il faut réunir plusieurs conditions :

  • La possibilité d’un accès au logiciel via le compte windows du cabinet ou un compte google standard,
  • Le logiciel doit être accessible sur tous les navigateurs, peu importe la configuration du PC ou le modèle de votre ordinateur.
    Pour cela, privilégiez un logiciel en mode SaaS (Software as a Service), grâce auquel vous pourrez accéder au logiciel sans contraintes et de manière sécurisé.

13. La gestion des tickets

En amont du cycle de paie, certaines informations communiquées par le client au gestionnaire de paie (événements, absences, heures supplémentaires, etc.) peuvent faire l’objet de tickets.

Afin que les gestionnaires aient une vision globale et puisse prioriser certains tickets, votre solution de paie doit être capable de s’intégrer au logiciel de gestion des tickets du cabinet.
Cela vous permettra d’accéder aux demandes directement dans le dossier du client, au sein même de la production sociale.

14. L’automatisation

Toujours dans l’optique de consacrer davantage de temps sur des tâches de conseils, un logiciel de paie disposant de tâches automatisables est à privilégier afin de rester compétitif.

Pour les salariés entrants et sortants (vacataire, intermittent du spectacle, mandataire particulier employeur, etc.), il faut que le logiciel permette d’automatiser certaines tâches (les plus chronophages) très simplement sans codage ou développement spécifique.

Cela passe par la création automatique de dossiers ou de contrats de travail, l’envoi automatique d’alertes échéances, etc.
Tous ces éléments externes doivent être intégrés au logiciel pour que le cabinet gagne en productivité sans pour autant devoir mettre la main au porte-monnaie.

15. Modèle économique et rentabilité

Les cabinets réalisant eux-mêmes la production sociale avec leurs propres équipes vont engendrer des coûts fixes.
Ces coûts fixes vont être additionnés aux coûts variables du logiciel utilisé.

Ce dernier doit permettre au cabinet de se projeter. Ainsi, le modèle économique du logiciel choisi ne doit pas être un tarif calculé par salarié, bulletins de paie ou déclarations. Ce type de modèle peut entraîner logiquement des incertitudes sur le coût du logiciel dans le long terme.

Aussi, ce modèle peut être un véritable gouffre financier car un pourcentage du chiffre d’affaire du cabinet sera toujours reversée à l’éditeur.
Dans ce cas, quel est le modèle à privilégier ?

Un logiciel de paie adoptant un modèle économique à la licence est une excellente alternative et présente de nombreux avantages.
Ce modèle n’engendre pas de frais supplémentaires à partir d’un certain nombre de paies entrantes dans le cabinet.

À titre d’exemple, si à l’issu d’une année vos paies effectuées ont doublées, le tarif du logiciel, lui, ne doublera pas dans un modèle à licence, contrairement à un modèle reposant sur un tarif par bulletin ou par salarié.
Dans un modèle à la licence, le prix du logiciel reste sensiblement le même qu’au premier mois !

L’avenir de l’externalisation BPO de manière générale

Pour les cabinets d’expertise comptable, l’une des concurrences possibles (hormis l’internalisation de la paie), c’est l’émergence de prestataires de paie indépendants proposant un seul et unique service (externalisation de la paie).

Le cabinet doit aussi s’adapter à l’évolution des outils (digitalisation des processus RH en entreprise, expérience collaborateur).

Cette transition engendre inévitablement une exigence grandissante de la clientèle vis à vis des outils utilisés.
Par conséquent, le cabinet d’expertise doit plus que jamais s’engager à proposer à ses clients les évolutions de digitalisation RH.
Mais aussi et surtout, les cabinets doivent se munir d’un outil capable de répondre à cet enjeu afin de gagner en efficience et rester compétitif.

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