Avant de vous donner les clés pour trouver le bon logiciel de paie qui saura satisfaire les attentes du CSP paie, revenons aux bases.
Le CSP (Centre de Services Partagés), comme son nom l’indique, est un centre partageant les ressources de plusieurs entités d’un même groupe.
Autrement dit, la gestion de la paie de plusieurs sociétés/établissements sera gérée par ce fameux CSP.
Le plus souvent, cela résulte par un nombre très important de bulletins de paie à gérer, nécessitant par conséquent une équipe structurée formée autour de gestionnaires de paie, superviseurs paies, et avec à leur tête un ou plusieurs responsables paies.
Ces entités sont amenées à avoir des activités et des conventions collectives différentes. Le régime social et fiscal, les outils de gestion des RH et des temps, ces éléments peuvent varier d’une structure à une autre, avec des usages et des éléments spécifiques complexes et distinctifs d’une entité à l’autre.
Pour résumer :
Le CSP, c’est une gestion de la paie multi-dossier, multi-utilisateur et multi-convention collective, avec bien souvent une intégration à différents outils RH et GTA.
Quelle serait donc l’option idéale pour une telle structure ?
Vous l’avez bien compris, un CSP paie doit inévitablement être accompagné par un système étant capable de hiérarchiser et d’organiser correctement ces tâches. L’outil de paie adéquat doit répondre à ces besoins, à cet enjeu d’uniformisation des process internes et d’optimisation des coûts, objectif principal d’un CSP paie !
1. Un logiciel multi-utilisateur.
La solution de paie idéale doit permettre à tous les gestionnaires de paie de se connecter facilement et de manière sécurisée, avec une gestion de la confidentialité précise. L’outil doit être capable de fournir un accès à leurs portefeuilles à travers des actions déterminées par les responsables de service.
Le petit + d’Openpaye : Monitoring des accès, historique des tâches et récapitulatif en temps réel de la gestion de la confidentialité. Echange par pop-ups interposés dans lesdits dossiers.
2. Un logiciel multi-dossier.
Votre solution de paie doit permettre une vision claire et facilitée de la gestion multi dossier, une vue où chaque gestionnaire doit être capable de voir la liste de ses dossiers avec l’effectif, le mois de travail, le siret, la convention collective…
En outre, il doit être possible pour le gestionnaire de paie de contrôler la progression des traitements de la paie sur un mois donné, sur l’ensemble de ses dossiers, ainsi que sur la DSN.
Le logiciel doit impérativement être capable de répondre à ces questions :
- Sur quel(s) dossier(s) y’a-t-il des paies à valider et combien en reste-t-il si c’est le cas ?
- Sur quel(s) dossier(s) me reste-t-il des DSN à réaliser et lesquels ont des retours déclaratifs négatifs ?
Ce panorama multi-dossier est également pertinent pour les superviseurs et responsables paies qui vont pouvoir – sur l’ensemble des dossiers (tous gestionnaires de paie confondus) – visualiser l’avancement de leurs runs de paie.
En un coup d’œil, ils doivent être capable de connaître le nombre de paies restantes à produire et contrôler, les dossiers restants, l’avancement du déclaratif, cela va permettre d’anticiper d’éventuels retards et, en cas d’absences, à allouer les ressources remplaçantes aux bons endroits.
Remarque : Cette vue doit être filtrable par collaborateurs paies, par activité ou par états d’avancement.
Le petit + d’Openpaye : le responsable paie peut, en quelques clics, filtrer la liste des dossiers selon d’autres critères liés à la paie.
Exemples de critères :
- La liste des dossiers ayant un apprenti,
- La liste des dossiers avec un paiement trimestriel de l’URSSAF,
- La liste des dossiers avec un bulletin post-contrat,
- La liste des dossiers avec des cotisations de retraite supplémentaire, avec caisse de congés payés, etc…
Cela a pour but de traiter certains plans d’action par éléments communs aux dossiers.
3. Un logiciel multi-convention collective.
Par ailleurs, l’application doit permettre la gestion de plusieurs conventions collectives à travers plusieurs dossiers mais également dans un seul et même dossier, afin de faciliter le traitement par les équipes du csp paie !
Cette gestion des conventions collectives doit faire partie de l’ADN du produit. Elle doit être livrée et maintenue par l’éditeur. Le logiciel se doit de distinguer, lors des mises à jour, les règles étendues et non étendues, et doit être capable de gérer les deux cas de figure en fonction du contexte de la société !
Les spécificités de la convention collective doivent permettre d’activer ou désactiver certains éléments le plus simplement possible. L’équipe du CSP paie ne doit en aucun cas faire du paramétrage spécifique afin de convenir aux règles de la convention collective.
Voici une liste de points devant être gérée par l’application au niveau conventionnel pour faciliter la gestion de l’équipe paie :
- Les emplois conventionnels (les classifications et leurs évolutions dans le temps).
- La gestion des salaires minimums conventionnels.
- La gestion automatique des maintiens de salaires conventionnels.
- La gestion des congés exceptionnels conventionnels (congé ancienneté par exemple).
- La gestion des primes conventionnelles (prime d’ancienneté, prime annuelle…).
- La gestion des majorations de nuit, fériés et dimanches conventionnels.
Tous ces éléments doivent être gérés par l’éditeur de l’application afin de faciliter au mieux les conditions de travail du CSP paie et de son équipe.
Le petit + d’Openpaye : Lorsque vous choisissez votre convention collective, dans la fiche contrat ou établissement, un onglet dynamique et adaptatif « convention collective » vous accompagne à travers des questions qui vous sont posées par l’algorithme.
S’en suit alors une succession de neutralisation ou de déclenchement de calculs en fonction de vos réponses.
4. Une interface ergonomique.
La lisibilité et la capacité d’un logiciel à fournir un accès à toutes les données dès la première page font partie des fonctionnalités les plus importantes lors de votre choix.
Votre équipe doit être guidée à travers l’interface dès leur entrée dans le logiciel !
Apportez-leur une vue globale sur leur portefeuille en optant pour un logiciel qui valorise une interface intuitive et efficace (sans pour autant compromettre l’esthétique).
Le CSP paie doit adopter un outil privilégiant le nécessaire à la saturation d’informations, une interface disposant d’un système d’alerte et de contrôle innovant est suffisant.
Optez pour un logiciel bénéficiant d’un système de saisie ergonomique et une gestion automatique des variables de paie.
La gestion de tickets, la possibilité d’avoir accès dès la première page aux bulletins de paie en cours de traitement est une des fonctions que votre logiciel doit posséder.
Optez pour une solution de paie qui vous accompagne lors de la saisie des bulletins, à travers une interface vous alertant lors d’une mauvaise saisie ou d’une incohérence de cette nature :
Tout doit être réalisé depuis le logiciel, en un clic vous devez être capable d’envoyer vos bulletins de paie, chaque seconde est précieuse, inutile de perdre votre temps à télécharger, importer, envoyer des bulletins de paie par mail, faîtes tout depuis le logiciel.
Cet aspect de centralisation est crucial, seules les informations importantes doivent être affichées sur le logiciel afin de gagner en efficacité.
L’équipe du csp paie doit savoir où elle en est, ce qu’elle lui reste à faire sans avoir pour autant à explorer tout le logiciel. Les points d’attention sont primordiaux !
Le petit + d’Openpaye : Gérez votre plan d’action pour votre cycle de paie à travers une interface vous permettant d’accéder – pour une année entière – à tout le sujet de production des paies. Anticipez des saisies pour des périodes futures, en un coup d’œil, constatez quels sont les salariés entrants, sortants, etc…
5. Personnalisation (usages et règles spécifiques).
Dans 90% des cas, les structures – souvent issues d’activités différentes ou de rachats – bénéficient de règles et avantages spécifiques de salaire. Cela résulte d’accords internes, de rachats, pivots d’activité et de politique de gestion du personnel.
Ces règles peuvent aller du versement de certaines primes, à une grille de rémunération propre à la structure, en passant par des usages plus favorables de la convention collective.
Ces éléments doivent être simples à implémenter et à maintenir, et surtout l’application doit permettre une gestion multi-niveau des règles de paie, afin que celles-ci puissent coexister avec les règles existantes aux droits communs ou conventions collectives.
Ces calculs de paie spécifiques et automatisés doivent pouvoir être prioritaires sur les règles éditeurs, sans pour autant les modifier ni même empêcher leur mise à jour (bien qu’elles ne s’appliquent pas au moteur).
Lorsque l’application ne permet pas une gestion multi-niveau des règles de paie de manière aussi fine, cela engendre une lourdeur et l’effet usine à gaz de la majorité des SI paie.
Le petit + d’Openpaye : Le responsable peut (dans chacun des dossiers) connaître les règles spécifiques apportées au dossier, celles qui sont apportées en ajout du référentiel de paie, et enfin celles inhibant une règle définie au départ.
Chacune des règles de chacun des niveaux peuvent être lues et vérifiées à chaque instant. Certains paramétrages passent par une création très simple de champs contrats, dans l’objectif de garantir la gestion la plus simple qui soit pour ses utilisateurs.
6. Une intégration à différents outils.
Que ce soit les primes, absences, heures supplémentaires, valeurs et régimes de l’intéressement / de la participation ou différents types de régularisation : il y a deux modes d’entrée de ces informations.
Manuellement :
- Saisie par le gestionnaire de paie (en masse ou individuel) de manière ponctuelle ou au fil de l’eau,
- Par import d’un ou plusieurs fichiers.
Automatiquement :
- Par import automatique d’un ou plusieurs fichiers en fonction d’un déclencheur (peut-être une date et heure ou un événement),
- Par synchronisation entre applications qui communiqueront via des API.
Les sources des éléments variables peuvent différer depuis : une application de gestion des temps, une application de gestion des activités, des fichiers déportés, etc.
La façon la plus efficace est de gérer la gestion des éléments variables de manière automatique par synchronisation.
Effectivement, cela permet aux équipes de ne pas perdre trop de temps sur des actions à faible valeur ajoutée que sont les saisies, la fiabilisation de données, et éviter ainsi les risques d’erreurs.
Mais surtout afin que le responsable puisse vérifier en temps et en heure l’avancement de son run de paie, afin qu’il sache également à quelle étape se situe chaque dossier.
La synchronisation permet d’utiliser une communication normée, et qui ne dépend pas de la version d’une des applications.
En effet, les importations automatiques et manuelles dépendent de formats d’import pré-paramétrés par les consultants SIRH, et à la moindre mise à jour, ces formats doivent être réadaptés, augmentant alors le risque d’erreur.
Le petit + d’Openpaye : Utilisation d’API restful et intégration complète en lecture et écriture avec Zapier, ce qui permet à votre SI paie de se connecter sans aucun paramétrage à plus de 1500 autres applications (Microsoft Excel, Google, Saleforse, GTA…).
Ceci permettant à Openpaye d’être adaptable immédiatement à tous les workflows RH pour votre run de paie.
Ne vous encombrez plus avec des logiciels de paie ne répondant pas aux besoins des csp paie, vous savez désormais quels sont les critères à privilégier dans le but de trouver la solution de paie adaptée à vos attentes.
N’oubliez pas ! Le but principal du logiciel d’un CSP paie et d’être automatisé au maximum afin de l’accompagner au mieux, comme nous l’avons vu, un logiciel où chacune des tâches doit être réalisée manuellement devient très vite handicapant.
