Un logiciel de paie gratuit n’est pas nécessairement synonyme d’inefficacité. L’objectif de cet article est de démêler le vrai du faux. En effet, certains logiciels de paie gratuits sont bien plus performants et fiables que d’autres éditeurs proposant des offres payantes, nous vous expliquerons en détail pourquoi. La phase de réflexion est souvent bien plus complexe que la compréhension du logiciel en lui-même.
Dans cet article, nous vous détaillerons plusieurs points importants :
- Quelles sont les fonctionnalités qu’il faut obligatoirement avoir ?
- Les 5 pièges à éviter
- Les points de vigilance
- Le meilleur modèle économique possible pour l’éditeur
- Liste de toutes les questions à vous poser et à poser à chaque éditeur
- Liste des principaux éditeurs de logiciels de paie gratuits du marché
1. Les 5 logiciels de paie gratuits à connaître !
Pas facile de s’y retrouver parmi tous les éditeurs qui proposent leurs logiciels, qu’elles soient payantes ou gratuites, difficile de faire le bon choix !
Pour cet article, on a fait le choix de vous proposer 5 logiciels de paie gratuits qui correspondent aux meilleurs critères parmi tous ceux présents dans le marché de la paie en France !
1. Openpaye
C’est sans aucun doute l’incontournable. Openpaye est un logiciel de paie en ligne qui englobe toutes les fonctionnalités indispensables en allant même plus loin. Grâce à une gestion multi-dossier et multi-utilisateur, il permet la création de bulletins de paie 100% conformes simplement et de manière fiable. Openpaye est en mode SaaS, autrement dit accessible sur navigateur à l’aide de serveurs sécurisés.
Openpaye vous propose son logiciel gratuitement pour votre premier salarié (1 bulletin de paie et sans limite sur les fonctionnalités). Openpaye est un véritable atout et facilite la vie de ses utilisateurs en leur fournissant toutes les mises à jour légales et conventionnelles en automatique.
Le petit + d’Openpaye, un support très réactif et une solution évolutive qui sait s’adapter aux spécificités de tous ses utilisateurs et à toutes leurs conventions collectives. Openpaye est une solution pure player, qui se concentre par conséquent uniquement sur la production de bulletins et déclarations sociales.
Aperçu du logiciel
Principaux avantages
- Interface agréable et intuitive
- Mise à jour en continu et automatique
- Équipé d’une plateforme de formation vidéo
- Propose plus de 100 tutoriels pour les utilisateurs avertis
Principaux inconvénients
- Accessible uniquement sur navigateur ou microsoft 365
2. Tese
Le Tese est une solution gratuite mise à disposition par l’URSSAF pour les petites et moyennes entreprises (jusqu’à 50 salariés). L’avantage de cette solution est qu’elle est directement connectée à l’URSSAF, quoi de plus simple pour les prélèvements URSSAF.
Le Tese nécessite néanmoins certains paramétrages spécifiques et ne prend pas en compte tous les contextes. Renseignez-vous en profondeur ! En fonction de votre situation, le Tese pourra s’avérer très limité.
Le Tese gère l’aspect légal en grande partie, et ne consacre que peu de ressources pour l’aspect conventionnel, trop spécifique pour le logiciel. Si vous êtes pointilleux, le design des bulletins du Tese n’est pas des plus attirants, en particulier pour les salariés les utilisant à des fins administratives.
Le Tese reste néanmoins une solution convaincante, même si l’on regrette le peu de flexibilité dans certains contextes en paie.
Aperçu du logiciel
Principaux avantages
- Solution intégrée à l’URSSAF pour faciliter le transfert des données
- Logiciel simple d’accès via navigateur
Principaux inconvénients
- Manque de flexibilité et d’adaptation à certains contextes
3. Oxygene Paie de Memsoft
Oxygene est un des logiciels de paie gratuits proposant des services externes payants (formation, mise en place, etc.). Cette solution n’existe pas en mode SaaS et nécessite donc d’être installée sur votre ordinateur.
Oxygene est une solution limitée à 9 bulletins par mois et par dossier. Deux options vous permettent d’aller plus loin, en fonction de vos besoins, de votre activité et de vos engagements pour une gestion complète jusqu’aux déclarations sociales. L’éditeur indique qu’une formation est fortement conseillée pour prendre en main le logiciel.
Aperçu du logiciel
Principaux avantages
- Solution gratuite pour les 9 premiers salariés
Principaux inconvénients
- Nécessite l’installation sur un ordinateur, non-accessible via navigateur
- Prise en main difficile
4. ABZ Paie
ABZ Paie est un des logiciels de paie gratuits pour les petites entreprises. L’outil donne la possibilité de rassembler toutes les informations concernant chaque salarié pour éditer et imprimer leurs fiches de paies.
ABZ Paie calcule également les retenues à effectuer pour la sécurité sociale à partir du salaire brut et du nombre d’heures travaillées. À noter que le logiciel ne gère pas la tranche C, vous ne pourrez donc pas l’utiliser si le salaire mensuel d’un de vos salariés dépasse quatre fois le plafond de la sécurité sociale.
Aperçu du logiciel
Principaux avantages
- Solution proposant des tâches automatisables
Principaux inconvénients
- Limité dans les spécificités et dans les contextes de ses clients
- Logiciel peu ergonomique et design peu attrayant
Très peu d’éditeurs en France proposent une solution gratuite, accessible facilement et réunissant les fonctionnalités nécessaires pour réaliser un bulletin de paie de A à Z. Nous espérons que cette liste vous aidera à y voir plus clair sur ce qui est proposé dans le marché de la paie.
Parmi ces logiciels de paie gratuits, le seul présentant un réel intérêt à court et long terme est sans aucun doute Openpaye. Solution sans engagement, elle facilite la vie de leurs nouveaux clients à l’aide d’un processus d’inscription en quelques clics. Openpaye fait partie des logiciels de paie qui répondent à tous les besoins listés dans cet article.
Néanmoins, quel que soit votre choix, il est primordial de demander à l’éditeur de tester gratuitement le logiciel avant d’y adhérer, c’est important !
5. Mega Paye
Mega Paye est un des logiciels de paie gratuits limité en termes de salariés. Accessible jusqu’à 10 salariés, il permet de réaliser toutes les tâches de base liées à la paie et propose en plus des fonctionnalités payantes (notifications et alertes, import automatique, etc.).
Mega Paye propose une solution satisfaisante pour les petites et moyennes entreprises, il faut prendre en compte le fait que ce logiciel propose une solution qui n’optimise pas l’UX/UI, il peut donc être contraignant à long terme si vous êtes amené à l’utiliser dans des tâches récurrentes.
Aperçu du logiciel
Principaux avantages
- Solution gratuite jusqu’à 10 salariés
Principaux inconvénients
- Solution peu ergonomique et design peu attrayant
- Fonctionnalités importantes payantes
2. Les fonctionnalités de base des logiciels de paie gratuits
Ces logiciels de paie gratuits doivent être capables de vous proposer un certain nombre de fonctionnalités indispensables :
1. Réaliser les bulletins de paie des salariés tout en répondant aux règles spécifiques déterminées par votre activité. Ces logiciels de paie gratuits doivent mettre à jour toutes ces règles et les maintenir automatiquement en prenant en compte votre contrat de travail, votre convention collective nationale, le contexte législatif…
2. Saisir des variables de paie facilement : absences (congés payés, arrêt maladie), heures supplémentaires, primes, acomptes…
Dans l’idéal, la valorisation et le décompte des absences se calcule automatiquement dans le logiciel en vous proposant différents types de décomptes (en heures, jours, calendaires, ouvrés…). Votre outil doit aussi être capable de vous proposer le maintien de salaire et la subrogation sur les indemnités de sécurité sociale.
3. La déclaration sociale nominative (DSN) est au centre de votre attention une fois les bulletins validés. Le paramétrage logiciel doit être simplifié afin que la DSN soit envoyée en quelques clics seulement. Certains logiciels de paie gratuits peuvent aussi proposer un envoi automatisé des DSN, c’est un véritable gain de temps !
Parmi les questions que vous devez poser à l’éditeur lors de votre choix, assurez-vous que la DSN puisse communiquer toutes les informations et l’envoi des ordres de prélèvement avec toutes les caisses de cotisations de la société (URSSAF, retraite, prévoyance, mutuelle). Ces logiciels de paie gratuits doivent avoir la liste des caisses de cotisations inscrites dans leurs base de données afin d’éviter toute recherche manuelle.
4. Payer vos salariés ! Le logiciel doit générer un fichier de virement SEPA ou télétransmettre les ordres de virement directement à la banque (en particulier pour les dossiers contenant beaucoup de salariés).
5. Création d’éditions détaillées (ou rapports) concernant de nombreux événements liés à la paie (journaux de paie, tableaux des charges, registre du personnel, registre du mouvement du personnel, écritures comptables).
Par défaut, toutes les éditions doivent être disponibles en format PDF ou Excel, et vous proposer de choisir les périodes que vous souhaitez afin que toutes les données de ces rapports soient traitées le plus efficacement possible.
Voici en exemple un des logiciels de paie gratuits sur lequel vous pouvez vous pencher. Découvrez l’interface d’Openpaye, regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires au bon déroulement de la paie :
3. Ce qui doit impérativement être gratuit dans le logiciel
Comme nous l’avons dit précédemment, un certain nombre de fonctionnalités de bases doivent impérativement être compris dans le logiciel de paie gratuit afin de produire vos paies de façon conforme :
- Production des bulletins de paie
- Envoi des déclarations sociales (DSN)
- Réalisation des éditions ou des rapports
- Paiement de vos salariés
Notez que certaines fonctionnalités secondaires peuvent parfois entraîner certains frais :
- Accès une liste d’éditions avancées
- Accès à des fonctionnalités optimisant le confort de l’utilisateur
- Accès payant au logiciel à partir d’un certain nombre de salariés ou de sociétés
Se tourner vers un éditeur gratuit proposant une version payante de son logiciel est-il profitable ?
L’offre dite « freemium » qui a pour but de convaincre l’utilisateur de basculer de l’offre gratuite à l’offre payante est très souvent bénéfique pour l’utilisateur. En effet, l’éditeur de ce type d’offre propose bien souvent des services très avantageux à l’utilisateur pour le convaincre d’acheter son logiciel de paie (support très réactif, mises à jour accélérant l’expérience utilisateur).
Les offres freemium ont donc beaucoup de chance d’être profitables à long terme au vu de l’investissement fourni par l’éditeur dans la R&D du logiciel de paie .
A l’inverse, une solution gratuite de A à Z pourrait poser plusieurs problèmes (publicité abondante, manque d’investissement humain et technique sur l’outil). Votre expérience en tant qu’utilisateur fréquent pourrait fortement être affectée à terme.
Ainsi, ces logiciels de paie gratuits ne disposant pas d’offre payante resteront « figés » et ne s’adapteront jamais à vos nouvelles spécificités et à vos nouveaux besoins. Nous vous recommandons par conséquent de choisir un logiciel évolutif et adaptatif dans le modèle « freemium » afin de pallier ce type de contrainte à long terme.
4. Ne pas faire de compromis
Certes, nous parlons de logiciels de paie gratuits, mais vous devez tout de même être pointilleux lors de votre choix. Vous disposez de critères et d’attentes bien précis et cet outil doit répondre à un maximum de ces besoins.
L’expérience utilisateur et la navigation doivent être intuitives et ne pas entraver le traitement de vos paies. Dans l’idéal, votre solution vous permettra de vous connecter sur plusieurs plateformes (tablettes, ordinateurs, mobile) et de la façon la plus simple possible (connexion sur navigateur et sur tous les systèmes d’exploitation).
Des données sensibles transitent dans ces applications, c’est pourquoi l’éditeur doit remplir un certain nombre de normes RGPD quant au stockage de vos données sensibles. Celles-ci doivent être accessibles par vos soins à tout moment.
Aujourd’hui, le logiciel de paie en mode SaaS (Software as a service) est le moyen le plus adapté pour répondre à toutes ces contraintes (stockage sécurisé des données sensibles, accès simplifié…).
La paie a un impact sur la trésorerie et la gestion sociale de votre entreprise ! Ainsi, les bulletins de paie et les DSN doivent être conformes à la législation actuelle. Pour cela, l’éditeur doit être capable de justifier et vous détailler automatiquement chacun des calculs. L’éditeur doit avoir une part de responsabilité lors du traitement des paies afin de limiter au maximum le risque d’erreurs lors des saisies manuelles.
Par conséquent, le logiciel de paie doit vous offrir un outil complet et fonctionnel en vous mettant à disposition toutes les règles conventionnelles et légales préétablies.
Le support technique de votre logiciel doit être suffisamment réactif. Si une demande est urgente en période de paie, des consultants doivent être à votre écoute pour vous accompagner en cas de blocage.
Il est à noter que dans le cas où votre logiciel offre une version freemium, les consultants prioriseront bien entendu les demandes des utilisateurs ayant souscrit à la version payante. Les éditeurs de logiciels de paie gratuits ne proposant aucun support sont donc à bannir !
L’outil choisi doit être fiable et évolutif ! Autrement dit, l’éditeur doit communiquer avec ses clients lors de changements majeurs, lors d’une éventuelle panne de serveur ou après la modification de règles légales des conventions collectives. Le produit doit évoluer en fonction des usages et des besoins de votre activité.
5. Les pièges à éviter
Certains éditeurs n’hésitent pas à recourir à tous les moyens possibles pour attirer un maximum de clients.
Ainsi, quelques offres de logiciels gratuits vous promettent une solution sans frais, mais certaines fonctionnalités importantes deviennent payantes une fois l’inscription effectuée (souvent laborieuse). Ces charges, bien que minimes, font de ce logiciel un outil abordable mais pas entièrement gratuit !
Ces éditeurs n’hésitent pas à proposer une offre volontairement pauvre en fonctionnalité afin d’inciter les clients à passer à l’offre payante.
L’offre gratuite doit bien entendu disposer de moins de fonctionnalités que l’offre payante, mais il est indispensable que l’offre gratuite comprend les fonctionnalités nécessaires pour réaliser un bulletin de paie gratuitement en allant de la création de l’établissement, jusqu’au paiement du salaire.
Il est aussi impératif que l’éditeur ne vous pénalise pas dans le temps en réduisant le nombre de fonctionnalités plus tard ou en vous pénalisant d’une restriction des performances. Même si vous souscrivez à une offre gratuite, vous ne devez pas passer au second plan aux yeux de l’éditeur, vous êtes un client à part entière !
Attention à ne pas vous faire avoir par la stratégie du produit d’appel (loss leader). Cette stratégie vise à fixer un prix inférieur à son coût de production afin d’attirer des clients ou de vendre d’autres produits plus chers.
Le « Loss Leading » est une stratégie controversée qui est considérée comme prédatrice. Certaines entreprises utilisent une stratégie d’appel à perte lorsqu’elles visent à pénétrer de nouveaux marchés pour gagner des parts de marché.
Ainsi, pour compenser la vente à perte, l’entreprise vous propose des fonctionnalités indispensables à un prix plus élevé. Le logiciel de paie a donc un prix de départ très avantageux, mais revient au final très cher en additionnant tous les coûts.
Certaines entreprises ont des spécificités légales qui méritent un développement tout particulier dans l’application. Renseignez-vous au sujet de l’éditeur afin de savoir si votre convention collective est entièrement prise en charge et si toutes les spécificités de celle-ci n’entraînent aucun blocage dans l’application.
Une fois dans l’engrenage, cela devient pénible de régler chaque problème un à un, faites en sorte que l’application ait déjà tout prévu avant de vous y engager.
6. Les éléments à contrôler avant de faire votre choix
Plusieurs éléments peuvent entraver l’aspect fonctionnel du produit, et à terme, compromettre complètement l’utilisation de ce logiciel de paie.
Ces points de contrôles ne sont pas évidents lors du choix de la solution, c’est pourquoi nous vous listons ci-dessous les éléments à contrôler absolument avant de choisir votre solution :
- La solution gère-t-elle tous les types de contrats de travail dont j’ai besoin aujourd’hui et dont j’aurai possiblement besoin à l’avenir ?
- Pour faciliter ma connexion, le logiciel de paie est-il accessible via navigateur ?
- L’éditeur est-il RGPD friendly ? Est-il transparent à ce sujet ?
- Qu’est-ce qui me prouve que la solution est évolutive ? Le client est-il entendu ? Peut-il participer à l’évolution du logiciel (système de votes via les suggestions, roadmap, chat etc..)
Vous pouvez également cerner les intentions de l’éditeur en vous posant les questions suivantes :
- Est-il possible de tester la solution facilement ?
- Y a t-il un accompagnant pour la mise en place de mon dossier de paie (notez que cela est peu probable pour des logiciels de paie gratuits, car cela nécessite des ressources en interne non-négligeable pour l’éditeur)
- Quel est le business model de l’éditeur ? Propose-t-il des solutions en produit d’appel ? L’éditeur est-il spécialiste de la paie (pure player) ?
Quoi qu’il en soit, nous vous conseillons fortement de choisir un pure player afin d’être rassuré, car ce modèle est une preuve que l’éditeur aura davantage tendance à investir dans sa solution à l’avenir.
Nous vous recommandons de conserver cette liste soigneusement ou de créer une liste via google keep afin de garder ces notes et les utiliser au moment opportun.
