1. Qui est nobo et quelles étaient ses difficultés ?
Nobo, c’est avant tout une startup de près de 100 salariés, possédant une plateforme de service à la personne dédiée aux particuliers.
Nobo a d’abord fait le choix d’une stratégie axée sur des embauches de salariés en prestation chez leurs clients. Pour faciliter la gestion de sa paie, la startup française opte au départ pour le logiciel de paie « Payfit ».
Depuis l’utilisation de Payfit, Nobo rencontre quelques difficultés liées à la fiabilité des données stockées, à l’expertise des conseillers, mais aussi à cause d’un logiciel de moins en moins adapté à leur demande. Ces difficultés sont toutefois surmontables, bien qu’étant un frein au développement de l’entreprise.
2. Un nouveau business model
Au mois de juin 2019, Nobo décide de changer de business model et choisit de ne plus proposer ses propres salariés aux particuliers employeurs mais de leur faire embaucher les salariés directement en CDD court pour les prestations.
Nobo se chargerait donc de toute la partie recrutement, sélection, administrative, paiement des salariés, paiement des cotisations et refacturerait le client en bout de course. Nobo est donc passé de prestataire de services à mandataire particulier employeur.
3. Nouvelles contraintes administratives et sociales
Pour Nobo, il faut passer de la convention collective des services à la personne à celle des particuliers employeurs. Les bulletins de paie y sont très spécifiques dans ce cas et cette transition implique d’autres nouveautés.
Nobo est désormais concerné par le prélèvement à la source, un nouveau système de déclaration sociale voit le jour, un avenir législatif incertain, de nouvelles règles déclaratives, des prestations faisant l’objet d’un CDD court.
Ces éléments engendrent inévitablement une charge importante de documents administratifs et un workflow de création d’événement.
Ces nouvelles problématiques nécessitent d’y consacrer du temps. La startup doit se munir d’un outil capable de l’aider dans cette transition, afin qu’elle puisse se concentrer à 100% sur sa réelle mission de mandataire.
4. Nouveaux enjeux en RH et en paie
Nobo doit s’équiper d’un outil lui permettant de répondre à ces nouvelles contraintes :
- Cet outil doit lui permettre de déclarer / payer / réaliser un suivi des déclarations sociales spécifiques à ce système des particuliers employeurs.
- Avec un monde de la paie en constant mouvement législatif et les spécificités de la paie des particuliers employeurs, Nobo doit s’équiper d’un outil évolutif avec une équipe de paie réactive à l’appui.
- L’outil idéal dans ce cas doit pouvoir automatiser* toutes les tâches : création des clients et des salariés, créations de contrats dans le SI paie, production des paies, mais aussi du fichier de virement SEPA, etc.
- Il est primordial que l’outil choisi engendre des économies sur la production sociale précédente de Payfit.
*Pour savoir en quoi consiste l’automatisation dans la paie, rendez-vous ici !
5. Les décisions de Nobo pour améliorer la gestion de sa paie
Au vu des mutations subies par Nobo, celui-ci s’est rapproché de son ancien prestataire de paie « Payfit » afin d’être aidé.
Toutefois, ce dernier n’étant pas dimensionné pour le nouveau modèle de la startup, Nobo a donc dû benchmarker toutes les solutions de paie du marché à la recherche de la solution la plus adaptée à leur besoin.
En août 2019, Nobo participe à une démo d’Openpaye. Convaincu par le modèle du logiciel, la solution est finalement adoptée.
6. Les principaux critères de sélection de Nobo
Les premières conditions imposées par Nobo pour adopter Openpaye furent nombreuses, toutes sont intégrées au logiciel : une application 100% web, intégré au SSO Google car Nobo utilise Google suite.
Un système fiable et possédant toutes les spécificités de la convention collective services à la personne et particulier employeur : taux de cotisation spécifique, primes, réductions et exonération spécifique à ces activités, règles de maintien de salaire en cas de maladie, salaires minimas conventionnels.
Et dans le cas d’un dossier particulier employeur, les champs « date d’immatriculation », « pseudo-SIRET », » type d’exonération »… doivent être indiqués).
7. Les seconds critères de sélection de Nobo
Nobo recherchait aussi un logiciel multi-dossier, autrement dit où il est possible de visualiser la liste de tous les dossiers et d’effectuer des traitements multi-dossier (tableaux de synthèses, fichier de virement SEPA).
L’une des autres fonctions d’Openpaye leur permet également de générer le fichier ASAP contenant toutes les déclarations et ordres de paiement pour toutes les caisses de cotisation. Openpaye est ouvert à d’autres applications et notamment le SI interne de gestion des prestations.
8. Comment Openpaye a répondu au-delà de notre besoin ?
« Absolument tous les clients sont envoyés directement sur Openpaye sans aucune saisie de notre part. Par conséquent les dossiers ainsi que leurs établissements sont créés et mis à jour intuitivement par le logiciel.
Lors de la production des paies, il nous suffit simplement de cliquer sur un bouton pour lancer le calcul de paie du mois pour tous les clients. »
— Eric Levy (Co-founder de Nobo)
Sur Openpaye, Nobo édite un fichier de synthèse de production pour établir un contrôle, et télécharge ensuite tous les bulletins avec les documents de sortie respectifs (comprenant l’attestation pôle emploi spécifique particulier employeur dédiée, remplie avec tampon et signature des clients).
Nobo génère par la suite le fichier de virement SEPA globale pour payer tous les salariés de tous leurs clients en tant que mandataire. Chaque trimestre, le fichier ASAP est récupéré et déposé sur leur compte urssaf (1 seul fichier pour tous les clients).
1000
Cela représente le nombre d’interventions effectuées chez des particuliers tous les mois. Malgré ce chiffre élevé, Nobo déclare être serein sur sa production sociale.
50%
Ce taux correspond à la baisse directe du coût du service social de Nobo depuis son entrée chez Openpaye.
9. Les résultats de Nobo et son avenir chez Openpaye
Le run de paie de Nobo se limite uniquement à des manipulations lors de la journée, à quelques calculs et envois de bulletins. Les mises à jour réglementaires et conventionnelles étant gérées par l’éditeur, appuyer par un système plaisant de pop-up dans l’application pour aider au mieux l’entreprise.
La startup a multiplié par dix l’effectif traité en social sans embaucher. Pourtant, Nobo n’a pas dépassé le budget alloué aux productions des bulletins et déclarations de leurs clients. Cela leur a permis de maintenir leur marge tout en optimisant le process avant prestation.
Nobo l’affirme : « Notre modèle repose sur une mise à disposition du personnel, le coût de ce modèle représente l’élément central de notre business.
Le tour de force que nous avons réussi à réaliser avec Openpaye, c’est d’optimiser ce modèle tout en sécurisant notre paie et en baissant le coût de notre production de la partie sociale.
Nous n’aurions probablement pas pu obtenir un tel résultat avec un autre logiciel de paie. C’est pour cela que nous pouvons dire aujourd’hui que nous entrevoyons un avenir serein chez Openpaye.
Les API et le fait que le logiciel soit complètement intégré à Zapier nous permet d’imaginer beaucoup de choses dans le futur et d’aller encore plus loin dans l’automatisation. »
