Le but de cet article est de vous présenter les étapes précises afin de réussir à enclencher une démarche d’automatisation de certaines tâches de votre cycle de paie.
1. Introduction sur l’automatisation de la paie
- Comprendre le terme automatisation de la paie
- Les étapes clés du run de paie automatisable
- Les avantages de l’automatisation de votre cycle de paie
- Faire un diagnostic efficace et en toute autonomie de l’organisation de la fonction paie
- Définir les priorités des étapes à automatiser
- Une liste d’outils performants vous permettant d’automatiser certaines tâches efficacement et à moindre coût
- Les pièges à éviter lors de l’automatisation du cycle de paie
- Des exemples de tâche simple à automatiser pour vous faire gagner un temps précieux
Entamer une démarche d’optimisation de son cycle de paie paraît compliquée, néanmoins vous verrez dans cet article que le chantier prévu n’est pas si impressionnant en fin de compte…
Même si chaque organisation est différente, chaque cycle de paie est à peu de chose près identique. Une chose est certaine, en appliquant la méthode décrite dans cet article, vous comprendrez les enjeux de l’automatisation en toute autonomie. Suivez ces étapes et vous gagnerez nettement en efficacité et en productivité.
Le but de cet article est de vous démontrer que la gestion automatique d’une tâche (à première vue très simple à réaliser manuellement) va vous permettre d’économiser des heures de travail et de doper l’efficacité de votre équipe ,et cela, simplement en ayant recours à certains logiciels d’automatisation.
L’étape diagnostique va vous convaincre que de nombreuses tâches sont facilement optimisables.
Comprendre les effets et objectifs de l’automatisation est primordial car beaucoup associent ce principe à celui du remplacement, ici nous traiterons bien d’automatisation ayant pour but d’assister, de gagner en efficience, afin de permettre à vos équipes de passer à un autre niveau de production et de contrôle.
2. Venons-en au fait ! Commençons par définir l’objet principal.
L’automatisation de votre run est le fait d’effectuer un certain nombre de tâches sans intervention humaine pour la production des bulletins de paie et déclarations sociales. L’automatisation, c’est aussi la possibilité de faire communiquer entre deux applications / machines des informations liées à la paie.
Un bulletin de paie est calculé en prenant en compte ces différents aspects : les salariés, les informations sur leurs contrats, les absences, leur temps de travail, les éléments variables, le régime de cotisation sociale, le régime fiscal.
Ces éléments permettront la production du bulletin de salaire !
L’automatisation parfaite se réalise sur des étapes précises ! Pour gagner en efficacité, le processus doit s’effectuer au sein de tâches qui permettront de sécuriser les informations, de gagner du temps pour permettre aux équipes de se concentrer sur l’essentiel.
Voici des exemples de phases d’automatisation (envoi et mise à jour automatique de plusieurs éléments dans le SI paie) :
- Envoi et mise à jour automatique des informations salariées dans le SI paie,
- Envoi et mise à jour des informations contrats (type et rémunération),
- Envoi et mise à jour des informations événements d’absence,
- Envoi et mise à jour des informations liées au temps de travail,
- Envoi et mise à jour d’éléments variables,
- Lancement du calcul de paie selon les critères définis dans le déclencheur,
- Récupération automatique des notifications contentieuses URSSAF,
- Téléchargement automatique des fiches de paramétrage DSN,
- Préparation automatique des documents de solde de tout compte,
- Création automatique des dossiers maladie prévoyance.
3. Pourquoi automatiser ? Les avantages que vous devez pouvoir mesurer de manière tangible !
Dans cette partie, nous vous expliquons ce que vous pourrez tirer de l’optimisation de la production de paie, car il ne s’agit que de cela, comment la multiplication de petites actions présentées ci-dessous va vous permettre de changer radicalement certaines mauvaises habitudes.
Automatiser rime avec productivité, boostez l’efficacité de vos équipes en charge de la paie, en automatisant leurs tâches !
Remarque : Vous êtes responsable csp paie et vous cherchez le logiciel de gestion de paie adapté à vos besoins et à ceux de votre équipe ?
Un article à ce sujet est disponible ici !
L’automatisation permet dans un premier temps de gagner beaucoup de temps sur le contrôle, la saisie de paie, la mise à jour des informations salariées / contrats, et sur beaucoup d’autres aspects encore ! L’automatisation permet également de fiabiliser les données (intégrité des données), de vous libérer plus de temps sur les contrôles des paies, et enfin d’augmenter la productivité de votre équipe !
Un autre aspect rarement pris en compte est la diminution du turn-over et la satisfaction des équipes de paie, n’étant plus réduites à des tâches de saisie répétitive. Ils peuvent par conséquent se concentrer sur de la veille sociale, les échanges avec les salariés, en résumé du travail à forte valeur ajoutée qu’ils s’imaginaient réaliser en devenant gestionnaires de paie.
4. Comment mettre en place un processus d’optimisation de la production des paies ?
La première étape est le diagnostic, que vous devrez réaliser par vous-même afin d’avoir tous les éléments en main pour prioriser les éléments importants, et ainsi savoir exactement quoi faire dans le but d’être capable de répondre à certaines questions.
A quelle étape automatiser ? Quels seront les gains immédiats ? Autrement dit, c’est tout simplement un audit organisationnel de votre service paie que vous allez devoir effectuer !
Prenez connaissance d’un outil magique qui vous permettra de connaître en quelques heures les forces et les faiblesses de votre service.
Plus rien ne va vous échapper, vous allez enfin avoir une vision globale de votre cycle de paie !
Cet outil c’est le Flow Chart. Avec ce dernier, vous allez pouvoir cartographier votre cycle de paie, voici un exemple en vidéo d’un Flow Chart des éléments variables de paie :
Les étapes à prendre en compte lors de la réalisation de votre Flow Chart :
- Les intervenants et dates d’intervention.
- Les outils utilisés (logiciel, fichiers Excel, téléphone, emails, impression papier, post-it…).
- Les sources de données.
- Les étapes de saisie.
- Les étapes de contrôle et non-contrôle.
- Les étapes de processus de production de la paie.
Il est conseillé de réaliser une cartographie par étape du cycle de paie, afin d’avoir une vision plus fine des problèmes à résoudre par la suite.
Pour effectuer votre premier flow chart, « Moqups« est indéniablement l’outil de référence !
Cet outil est tout simplement génial, tout se fait en ligne de manière intuitive. Vous avez la possibilité d’inscrire des annotations, lister des intervenants, et aussi, choisissez dès le départ des formes spécifiques aux outils utilisés.
Faites votre premier Flow Chart, vous n’allez plus vous en passer !
Astuce : Pour l’élaboration de votre flow chart, il est conseillé de procéder à des interviews des membres de votre équipe.
L’objectif de ces interviews est d’obtenir plusieurs éléments cruciaux :
Les informations :
D’où proviennent les informations que votre équipe traite ? Sont-elles modifiées à leur étape ? Votre équipe doit-elle reconstituer des informations ?
Les Outils :
Quels sont les outils utilisés ? Sont-ils parfaitement maîtrisés ? Sont-ils au contraire source d’erreurs ?
Les Tâches :
Quelles sont les tâches chronophages ? Et celles valorisantes pour votre équipe ? Votre équipe sait où elle en est et ce qu’elle lui reste à faire à chaque étape ? Selon vous, peut-elle être bloquée par l’un des intervenants d’une étape précédente ?
Il est primordial d’être capable de définir les points de saisie manuels, les risques d’erreurs, transmissions d’informations non sécurisées.
Voilà le type de question que vous devrez poser à votre équipe avant d’élaborer votre flow chart !
Remarque : Il est conseillé d’annoter directement les points de risque sur le flow chart, dans le but d’avoir une vue d’ensemble des erreurs à corriger par la suite. Faîtes relire votre flow chart aux membres de votre équipe (sans faire mention des points faibles) permettra de valider celui-ci, et souvent des oublis ou corrections seront apportés à la suite de cela.
Nous connaissons à présent les étapes à automatiser par ordre de priorité :
- En premier lieu celles qui sont source d’erreurs,
- En second temps, les tâches chronophages pour les équipes,
- Et enfin les tâches suscitant peu d’intérêt.
Votre flow chart est donc enfin prêt ? Vous connaissez alors les forces et les faiblesses de votre organisation, dans ce cas, continuons !
5. Le rôle du SI paie dans la phase d’automatisation.
Le SI paie est un point très important, voire crucial dans une démarche d’automatisation du cycle de paie. Sans les bons outils, vous rencontrerez d’importantes difficultés.
Faîtes le point sur le SI paie afin de connaître les options proposées pour récupérer des informations entrantes !
Attention ! Les limites proposées par votre SI ne doivent pas être déterminantes pour cette phase de diagnostic. Effectivement, nous verrons à la prochaine étape quels logiciels vous offriront une solution vous permettant de pallier les lacunes de votre SI actuel (à des tarifs compétitifs).
6. Les outils permettant une automatisation efficace !
Inutile de gaspiller votre temps à la recherche des outils les plus adaptés dans la quête d’une automatisation efficace de vos tâches, on s’en occupe !
Nous nous sommes penchés sur ces logiciels intervenant dans le cycle de paie, en vérifiant qu’ils permettent une démarche d’automatisation via des API ou des modules complémentaires qui vont dans ce sens.
Prendre connaissance des outils que nous vous listerons ci-dessous décuplera votre champ d’action. En premier lieu votre logiciel doit être pensé pour envisager tous cas de figure pendant l’automatisation de vos tâches :
- API de votre logiciel de recrutement,
- API de votre logiciel de gestion des temps,
- API de votre logiciel de gestion RH,
- API de votre logiciel de gestion de la paie.
Voici une sélection des logiciels que nous vous conseillons d’employer dans le cadre d’une automatisation idéale :
- Zapier (Logiciel d’automatisation des tâches, reliant les applications que vous utilisez au quotidien)
Exemple : Transférez les absences de la GTA vers la paie automatiquement. - Openpaye (Logiciel d’automatisation et de paie en ligne SIRH) Solution ouverte s’adaptant à n’importe quel workflow RH, pensé pour les services paies.
- PhamtomBuster (Logiciel d’extraction et d’automatisation des données sur le web).
- Action desk (Un outil permettant de créer des flux de travail automatisés)
Exemple : Un script récupère chaque matin le relevé de situation comptable et la notification contentieuse de tous les dossiers du portefeuille sur le site de l’URSSAF, afin de l’envoyer par mail au responsable paie. - Huginn (Application qui veille à l’exactitude des informations en vérifiant plusieurs sources de manière automatisée)
Exemple : À l’étape de contrôle de paie, le script vérifie les taux AT, taux versement transport, taux caisse de congés appliqués en paie en vérifiant sur internet. - Quixy (Un constructeur visuel simple d’utilisation vous aidera à créer votre logiciel de service paie sans connaissance technique, avec un moteur de règles métier, parfaitement intégrable à votre système externe).
- Process Street (Un outil vous permettant de gérer le flux de travail)
Exemple : Archivage de tous les documents paies, systèmes de notification, etc.
7. Les pièges à éviter !
L’import de fichiers N’EST PAS une automatisation , cela ne garantit ni l’intégrité des données ni la rapidité de l’importation.
L’inconvénient de l’importation de fichiers est qu’elle conduit à une modification du fichier source (sans parler du temps perdu avec d’autres problèmes d’importation).
Les déclencheurs doivent être choisis selon le contexte :
- Privilégiez le déclenchement en temps réel au lieu de définir une heure spécifique, cela permettra à l’application de destination d’obtenir constamment les informations uniquement en temps réel,
- Horodatez toujours les dates et heures de traitement afin d’avoir accès plus facilement à ces informations.
Exemple :
- Saisie des informations salariées dans le logiciel de recrutement avec mise à jour en temps réel dans le logiciel de paie,
- Le logiciel de paie reçoit chaque mois les éléments du logiciel de gestion des temps,
- La signature électronique des contrats de travail créé le salarié et son contrat dans le SI paie,
- La saisie et mise à jour des informations variables d’un fichier Google Sheet sont envoyées en temps réel dans le SI paie.
Vous avez à présent toutes les clés en main pour gagner en efficacité grâce à l’automatisation ! Vous savez donc comment diagnostiquer l’organisation de votre service paie, vous allez par conséquent pouvoir définir vos actions d’automatisation afin d’optimiser et sécuriser votre production sociale.
N’oubliez pas que le flow chart est l’action à mettre en place le plus rapidement possible. Il existe bien sûr beaucoup d’autres logiciels permettant la création d’un flow chart efficace, celui-ci est aussi réalisable sur Powerpoint si vous avez une petite préférence pour les logiciels Microsoft.
