Remplir les fiches salariés
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- Rendez-vous en premier lieu dans le menu "Salariés".
- Cliquez sur le bouton "+" afin de créer une fiche salarié.
Ou cliquez sur l'icône de modification pour accéder à une fiche déjà existante.
Etat-civil
Dans un premier temps, il s'agira d'entrer les informations d'identités du salarié (nom, prénom, date et lieu de naissance, etc.).
Important :
Chacun de ces champs sont obligatoires pour la DSN.
Nom de naissance :
Le nom de naissance est obligatoire pour les salariés ayant la civilité Madame. Si la case est vide, Openpaye appliquera automatiquement le nom d'usage comme nom de naissance dans la déclaration DSN. Nous vous invitons vivement à vérifier ce champ pour chacun de vos salariés. Un nom de naissance erroné déclenche des anomalies dans le bilan d'identification salarié.
Le numéro de sécurité social est à saisir avec la clé. En cas de numéro de sécurité sociale temporaire, il est à saisir dans le champ Numéro SS + clé temporaire.
Salarié sans numéro de sécurité sociale ni NTT (numéro temporaire) :
Ne rien saisir dans ces champs. L'application appliquera automatiquement un numéro provisoire dans les déclarations sociales conformément au cahier des charges DSN.
http://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/374/p/77
Coordonnées
- L'adresse du salarié est celle affichée dans le bulletin de paie et communiquée dans les déclarations sociales.
- Le code INSEE commune est obligatoire. Il se génère automatiquement en fonction du code postal.
- L'adresse email est utilisée pour l'envoi des bulletins par la fonction envoi des bulletins par email et l'activation du portail salarié.
- Si la case activer portail est activée, il est impératif de sélectionner un superviseur.
Adresse postale à l'étranger
Concernant la domiciliation du salarié, si ce dernier réside à l'étranger, sélectionnez son pays de résidence à travers la liste déroulante et saisissez le code de distribution à l'étranger. Le champ "code postal" doit rester vide dans ce cas.
Domicilié fiscalement hors de France
Si le salarié est domicilié fiscalement hors de France, cochez la case afin de neutraliser le calcul du prélèvement à la source et activez la retenue à la source dans le bulletin de paie du salarié.
Informations Bancaires
La saisie des informations bancaires permet d'intégrer le salarié dans le fichier de virement SEPA pour le paiement des salaires.
Remarque :
Si vous souhaitez appliquer le mode de paiement par virement dans le bulletin sans utiliser la fonctionnalité de génération du fichier de virement SEPA dans le bulletin, il n'est pas obligatoire de saisir le BIC et l'IBAN. Il suffit de cocher la case "virement" uniquement.
Ayant-droit
Convient aux entreprises gérant les ayants-droit de prévoyance. La saisie est optionnelle.
Saisie sur salaire
Pour la gestion automatique des saisies sur salaire, dès réception d'un avis de saisie (tiers détenteurs, pension alimentaire…) saisissez chacun de ces champs.
- Définir le type de saisie sur salaire
- Le nom du créancier. L'information sera utilisée sur l'édition Saisie sur salaire
- Saisir le montant global de la dette du salarié envers le créancier
- Saisir la date de réception du courrier par l'entreprise afin de garantir un suivi. Elle n'a aucun impact sur les calculs.
- Indiquez ici le mois à partir duquel la saisie sur salaire concernant ce créancier sera appliquée.
- Indiquez ici le nombre de personnes à charge du salarié. Cette valeur à un impact sur le calcul de la saisie sur salaire.
Remarque :
L'ordre des saisies sur salaire n'est pas important ici. En fonction du type choisi, la priorisation sera appliquée automatiquement par l'application.
Exemple : Si vous ajoutez une saisie sur salaire de type pension alimentaire. Elle sera prioritaire sur les saisies sur salaire ATD en cours peu importe l'ordre dans le tableau et les dates de début de saisie en paie.
Documents salariés
Dans chaque fiche salarié, il est possible de stocker des fichiers concernant le salarié concerné afin de les stocker sur nos serveurs en ligne et y accéder à tout instant en cliquant sur le bouton Pièce jointe.
Par exemple :
- Copie de la pièce identité
- Attestation carte vitale
- RIB
Historique Taux du prélèvement à la source
Le bouton HISTORIQUE DU TAUX PAS permet de visualiser tous les taux du prélèvement et le type de taux des comptes rendus du prélèvement à la source transmis par la DGFIP concernant ce salarié.
Date de réception du taux, identifiant unique de transmission par la DGFIP et la valeur du taux.
Remarque :
Si la case valeur est bleutée, cela veut dire que le taux est non personnalisé. (taux neutre)
Enregistrement
A chaque enregistrement d'une fiche salariée, un horodatage est appliqué en bas à droite de la fiche.
Apparaît le nom de l'utilisateur ayant apporté la dernière modification, la date et l'heure.
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