Remplir les fiches contrats
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    Article summary

    En vous rendant dans le menu contrat, vous pouvez créer un contrat de travail en cliquant ici: 

    nouveau contrat

    Néanmoins, le logiciel peut aussi vous proposer la création d'un contrat de travail à l'issue de la création d'une fiche salarié !


    Remplir la page "Informations contrats"

    Lorsque vous arrivez sur la page de création du contrat de travail, vous avez la possibilité de renseigner le numéro de contrat: 
    information contrat
    Deux choix s'offrent à vous:

    • Si vous ne remplissez pas ce champ, le logiciel générera automatiquement un numéro de contrat. Nous vous conseillons d'utiliser cette option si c'est le premier contrat du salarié dans l'entreprise et que ce n'est pas une reprise de paie.
    • Néanmoins, si le salarié existe déjà et que son contrat était dans votre ancien logiciel de paie, nous vous recommandons de remplir le champ en indiquant son ancien numéro de contrat.
    Remarque:
    Lors de l'import d'un fichier DSN, Openpaye récupère automatiquement l'ancien numéro de contrat pour vous garantir une migration simplifiée.
    Important:
    Lors de la création du contrat de travail, le champ "Numéro de contrat" ne sera plus modifiable. 

    Par conséquent, si vous souhaitez indiquer l'ancien numéro de contrat du salarié après la création du contrat de travail , il est possible de l'indiquer dans le champ "ancien numéro de contrat DSN". Ainsi, lors de l'envoi de la DSN, seul l'ancien numéro de contrat de travail sera retenu:

    ancien contrat dsn


    • (1) Sélectionnez le salarié en cliquant sur le champ "Salarié". Le salarié est déjà présélectionné si vous venez de créer sa fiche salarié.
    • (2) Puis précisez l'établissement au sein duquel il est affecté.
    • (3) Indiquez la date de début de contrat du salarié.
    • (4) Précisez la date d'ancienneté du salarié. Par défaut, la date d'ancienneté est identique à la date de début de contrat mais vous pouvez indiquer une date d'ancienneté antérieure à la date de début de contrat si vous le souhaitez.
    Remarque:
    La date d'ancienneté doit toujours être égale ou antérieure à la date de début de contrat.
    • (5) Choisissez la date prévisionnelle de fin de contrat du salarié si le contrat indique une date prévue de fin de contrat (CDD, stage…).
    • (6) Sélectionnez le type de contrat de travail du salarié et remplissez les champs apparaissant en fonction du contrat choisi.
    • (7) Choisissez la convention collective correspondant au salarié. Par défaut la convention collective rattachée à l'établissement est choisie.
    Remarque:
    Vous pouvez laisser ce champ vide si votre salarié n'est rattaché à aucune convention collective.

    salarié convention collective

    • (8) Si vous choisissez une CCN (Convention Collective Nationale) pour votre salarié, la liste déroulante " Emploi conventionnel " affiche les emplois conventionnels en fonction de la CCN choisie (ces éléments sont nommés "classifications" ). 

      En visualisant le contrat de travail du salarié, vous pourrez choisir facilement la classification correspondante. Celle-ci déterminera le salaire minimum conventionnel, les règles de gestion des arrêts de travail, les règles de gestion des cotisations, etc.
    Remarque: 
    Les niveaux, dénominations et coefficients de ces classifications sont gérés par Openpaye.
    • (9) Vous pouvez changer la dénomination de l'emploi si vous le souhaitez. Par défaut, Openpaye vous propose une dénomination en fonction de la classification choisie.
    • (10-11) Openpaye suggère automatiquement le statut professionnel et le régime de retraite complémentaire pour votre salarié en fonction de la classification choisie.
    Important:
    La classification (8) et le régime de retraite complémentaire (11) sont deux étapes déterminantes dans le calcul de certaines cotisations.
    • (12) En fonction du cas particulier du salarié, vous pouvez choisir dans la liste déroulante le cas correspondant. 
      cas particulier salarié

    • (13) Le forfait jour correspond au type de valorisation du temps de travail du salarié. 
      Si vous cochez "Forfait jour", vous devez indiquer le nombre de jours travaillées : 

      forfait jours
      Si vous décochez "Forfait jour", vous devez indiquer le nombre d'heures travaillés.
    Remarque:
    La ligne "Nombre d'heures par mois"  se remplira automatiquement en fonction de ce que vous avez indiqué dans la ligne " Horaire hebdo ". 
    Si vous dépassez 35 heures hebdomadaire, la ligne "Nombre d'heures de travail mensuelles majorées" (heures supplémentaires) se remplit automatiquement. 

    nombre d'heures travaillés


    • (14) Choisissez le type de salaire et indiquez le salaire mensuel ou horaire de votre salaire.
    • (15) Si vous souhaitez que le salaire que vous avez saisi dans la ligne " salaire horaire / mensuel " corresponde au salaire net cliquez sur la case " Net ". 
      Si au contraire, vous souhaitez que le salaire horaire / mensuel indiqué corresponde au salaire brut et au total des charges patronales, cochez la case "Coût global".
    • (16) Si votre salarié est à temps partiel, cliquez sur cette case. Puis indiquez le type de contrat à temps partiel .

      contrat à temps partiel


    • Vous pouvez aussi créer un tag en tapant un mot clé. Cette option vous permet de classifier vos salariés en catégories. 

      tags fiche contrat
      Les tags sont notamment disponibles dans les filtres de traitement de la paie et dans les éditions. Dans le menu édition par exemple, cliquez sur cette icône afin de visualiser les filtres : 

      filtrer les contrats
      filtrer par tags

      Enfin, vérifiez toutes les informations que vous avez saisis, puis cliquez sur suivant:
      sauvegarder changement

      Remplacer la page "paramétrage paie"

    Après avoir cliqué sur " suivant ", une nouvelle page " paramétrage paie " s'affiche. Cette page est découpée en plusieurs sous-thèmes:

    • Gestion des congés payés

    (1) Vous pouvez bloquer la gestion des congés payés, aucune absence congés payés ne sera par conséquent affichée dans le bulletin de paie pour le salarié, et aucune indemnité compensatrice de congés payés ne sera versée.

    (2) Si votre établissement est rattaché à une caisse de congés payés, mais que votre salarié n'est rattaché à aucune caisse de congés payés, cochez cette case.

    • RTT

    (3) Openpaye permet de gérer l'acquisition de RTT mensuellement. A titre d'exemple, si votre salarié a le droit à 10 jours de RTT,  il faudra inscrire 0.83 (10 divisé par 12).

    • Gestion du transport

    (4-5) Vous possédez le justificatif du titre de transport du salarié ? Plutôt que de saisir le remboursement de transport mois par mois, bulletin par bulletin, nous vous proposons de renseigner la valeur mensuelle du titre de transport du salarié et le taux pris en charge par l'employé. 
    Par défaut, le taux indiqué dans la case est 50 (règle légale en vigueur).

    (6) Si votre salarié possède un forfait mensuel de mobilité durable, saisissez le taux que vous souhaitez rembourser et qui apparaîtra dans le bulletin de paie (exemple: 30).
    section paramétrage paie 1

    • Gestion des repas

    (7) Cochez la case si votre salarié est contraint de prendre un repas lors de déplacement. Dans ce cas, le régime social et fiscal des indemnités aura un impact sur le versement au salarié.

    (8) Votre entreprise prend en charge les tickets restaurants? Si oui, à quel taux? Pour le savoir, rendez-vous dans les paramètres, puis cliquez sur "établissement" :

    accéder établissement depuis paramétres


    Cliquez ensuite sur " modifier l'établissement ":

    modifier établissement principal


    Puis, cliquez sur " Paramétrage paie ":

    accéder paramétrage paie


    Dans le sous-thème " gestion des repas ", la valeur des titres restaurants et le taux de prise en charge patronale sont indiqués:

    gestion des repas



    Vous avez bien indiqué que l'entreprise prenait en charge les tickets restaurants dans la fiche établissement. Cependant, il faut préciser salarié par salarié , lors de la création du contrat, plusieurs éléments concernant le remboursement des tickets restaurants ! 

    (8) De retour dans la création du contrat de votre salarié, si votre établissement prend en charge les tickets restaurants, et que vous souhaitez qu'Openpaye calcule automatiquement et chaque mois le nombre de tickets restaurants dans le bulletin de paie (en prenant en compte le nombre de jours travaillés, les absences, etc.), cochez la case " Oui, en fonction du nombre de jours travaillés dans le mois ".

    Si, au contraire vous souhaitez que l'application ne calcule pas automatiquement les tickets restaurants chaque mois, cochez la case "Oui, en fonction de la valeur saisie dans l'écran primes". Dans ce cas, Openpaye indiquera chaque mois le nombre de tickets restaurants à attribuer pour ce salarié.

    (9) Si vous laissez ce champ vide, le taux de prise en charge patronale des tickets restaurants pour ce salarié correspondra au taux que vous avez indiqué dans la fiche établissement. 
    Si vous souhaitez cependant faire une exception pour ce salarié, vous pouvez modifier le taux en remplissant le champ (9) " Pourcentage de répartition de la part patronale (si différent établissement) ".

    section gestion des repas


    • Retenue sur avance

    (10) Si votre salarié a reçu une avance sur son salaire, vous pouvez déduire un certain montant de son salaire par mois pendant une période donnée. 
    Dans cet exemple, son salaire sera déduit de 200 euros pendant 5 mois (entre le 01 février 2021, jusqu'au 01 juin 2021):

    retenue sur avance


    • Télétravail

    (11) Indiquez la valeur de l'indemnité forfaitaire de résidence qui sera versée mois par mois, automatiquement.

    • Avantage en nature

    (12) Si le salarié a des avantages en nature logement, saisissez la valeur (cette valeur sera immédiatement appliquée dans le bulletin de paie).

    (13) Afin que le logiciel calcule automatiquement et chaque année les avantages en nature logement, saisissez le nombre de pièces ici.

    Remarque: 
    Nous vous proposons cette option si vous ne souhaitez pas recalculer la valeur de l'offre en nature logement chaque année.

    (14-15-16-17) Les valeurs des avantages en nature «véhicule», «NTIC», «autres» et «nourriture» doivent être calculées, saisies dans les champs correspondants, puis maintenues par l’employeur s'il le souhaite.

    • Régime social

    (18) Si le salarié a un abattement pour frais professionnel, saisissez le pourcentage d'abattement. Le logiciel calculera automatiquement l'assiette minimale au SMIC et la limite d'abattement chaque année.

    (19) Si le salaire n'est pas soumis aux cotisations chômages (exemple: mandataires sociaux), cochez cette case pour que les cotisations chômages ne s'appliquent pas sur le bulletin de paie.

    (20) Si votre salarié n'est pas géré en heures ou en forfait jour, précisez l'unité de mesure particulière le concernant. Ce choix aura un impact dans la DSN mais n'aura pas d'impact dans la paie.

    (21) Si une partie ou la totalité du salaire de votre salarié provient du pourboire, cochez cette case.

    Remarque:
    Dans certaines conventions collectives (hôtels, cafés, restaurants), la gestion du pourboire se réalise au niveau de l'onglet "convention collective" de chaque contrat, ou dans la fiche établissement.

    (22) Si votre salarié est à temps partiel, et cotise sur la base d'un temps plein uniquement pour le régime de base , choisissez dans la liste déroulante "Oui, uniquement pour la vieillesse régime de base". 
    Si votre salarié est à temps partiel, et cotise sur la base d'un temps plein pour le régime de base et le régime de retraite , choisissez dans la liste déroulante "Oui, pour la vieillesse régime de base et pour la retraite complémentaire".

    remplir fiche contrat salarié


    (23) Vous pouvez définir pour votre salarié si le plafond de la sécurité sociale doit se calculer mensuellement, quotidiennement, ou annuellement. 
    Par défaut, le plafond de sécurité sociale est calculé mensuellement.

    (24) Si votre salarié travaille chez un autre employeur, et après avoir calculé le taux d'activité de ce salarié dans votre entreprise, renseignez ce taux dans le champ. Le plafond de sécurité sociale se calculera alors automatiquement.

    (25-26-27-28-29) Par défaut, pour ces champs, le logiciel prend en compte les informations que vous avez renseigné dans la fiche établissement. Vous pouvez donc les laisser vide sauf si votre salarié fait office d'exception pour un ou plusieurs de ces champs. 
    Dans ce cas-là, remplissez les informations demandées dans les champs concernés.

    • Exonérations

    (30-31-32) Définissez le type d'exonération de cotisation sociale, et indiquez la date de début et de fin de l'exonération. 
    Tous les bulletins de paie du salarié se situant entre la date de début et de fin seront concernés.

    • Handicap

    (33-34) Pour la DSN, il est nécessaire de définir si le salarié est handicapé. Par défaut dans le logiciel, le salarié ne bénéficie pas du statut BOETH. 
    Néanmoins, si votre salarié bénéficie d'un statut BOETH, choisissez le statut correspondant dans la liste, et précisez la date de reconnaissance du statut.

    remplir fiche salarié contrat


    • Plongeurs

    (35) Si votre salarié profite du chèque santé, cochez cette case.

    (36) Vous pouvez écrire un commentaire qui s'applique au pied de chaque bulletin de paie.

    (37) Vous pouvez définir le libellé du salaire de base (exemple: Indemnité, nomination, etc.)

    (38-39) Désactiver l'affichage du taux horaire et / ou des heures de la ligne salaire de base.

    (40) Si vous préférez voir apparaître les heures réellement travaillées plutôt que les heures mensualisées, cochez cette case.

    (41) Si le salarié entre et sors en court de mois, que vous avez déjà saisi le nombre d'heures qu'il a réellement effectué dans son contrat, et que vous ne voulez donc pas que le logiciel calcul automatiquement l'entrée-sortie, cochez cette case.

    • Assurance santé

    (42) Cochez cette case si le salarié est dispensé de mutuelle.

    Remplir information contrat

    Vérifiez toutes les informations saisies, puis cliquez sur "suivant", en bas à droite.



    Remplir la page "Convention Collective Nationale"


    En fonction de la convention collective indiquée dans l'onglet "Informations contrats", des champs apparaissent
    Remplissez la page en fonction des questions posées afin d'activer des rubriques / primes et d'automatiser certains calculs, puis cliquez sur " ajouter " en bas à droite :

    Exemple avec la convention collective Bureaux d'études techniques " :

    remplir page convention collective

    En cliquant sur le bouton " Ajouter ", vous finaliserez la création du contrat, cette action vous mènera au menu bulletin.


    Rendez-vous ensuite au menu "Contrats", le contrat s'affiche dans la liste des contrats avec une bulle de statut bleu. Le contrat est donc bien actif. Vous pouvez ensuite effectuer plusieurs actions :

    contrat actif


    • Si le contrat crée est un CDD, le logiciel applique automatiquement une date de sortie, cliquez sur cette icône afin de voir les détails du départ salarié:

    départ salarié


    • Vous pouvez supprimer le contrat si vous le souhaitez:
    Important:
    Vous ne pourrez plus supprimer ce contrat après la création du premier bulletin. Afin de supprimer un contrat, il faut supprimer tous les bulletins du salarié. 

    supprimer contrat


    • Vous pouvez dupliquer le contrat si un ou plusieurs autres salariés ont des critères identiques au contrat crée:

    dupliquer contrat

    Remarque:
    Il est possible de créer plusieurs contrats pour un même salarié!

    Tout est clair? N'hésitez pas à visiter nos autres tutoriels !