Pour faire un publipostage avec vos documents Word, il est essentiel de respecter 3 étapes importantes 👇
1. Préparer votre fichier Word
- Remplissez votre document Word en y insérant les informations nécessaires.
- Nous vous fournissons un modèle de document que vous pouvez utiliser pour vous inspirer afin de réaliser votre publipostage :
- Vous devez y insérer les variables prises en charge dans le logiciel. Vous pouvez consulter la liste des variables dans le 4ᵉ point de cet article.
2. Importer un modèle de document
- Une fois votre document Word enregistré dans votre ordinateur, rendez-vous dans votre dossier de paie.
- Cliquez sur paramètres > modèles documents :
- Choisissez l'option "importer un modèle de document" et importez votre fichier Word :
Remarque :
Vous devrez importer vos documents Word dossier par dossier si plusieurs de vos dossiers de paie sont concernés.
- Activez ensuite votre modèle de document :
3. Générer le publipostage
- Une fois votre document Word activé sur le logiciel, rendez-vous dans le menu "contrats". Une nouvelle icône apparaît :
- En cliquant sur cette icône, vous pouvez choisir de générer le publipostage de votre document Word. Le document Word sera ainsi rempli avec les informations du contrat du salarié :
- Le téléchargement est automatique une fois que vous cliquez sur le bouton "générer".
4. Ajouter un publipostage niveau domaine (pour plusieurs dossiers)
- Dans la liste des dossiers, rendez-vous dans le menu "paramètres > modèles de documents" :
Remarque :
Seul l'administrateur du domaine a accès à ce menu.
- Importez ensuite votre modèle de document en suivant la procédure du tutoriel (étape 1 à 3) :
- Cliquez ensuite sur le bouton "activer" à droite de l'écran. Lorsque votre modèle est bien activé, une bulle verte devrait apparaître à gauche signalant que le modèle est prêt à être utilisé dans tous vos dossiers :
- Pour vérifier que votre modèle de document est bien activé, vous pouvez vous rendre dans n'importe quel dossier de votre domaine, puis cliquer sur "paramètres > modèle de document" :
- Une section "modèle de document niveau domaine" devrait apparaître.
Remarque :
Vous pouvez uniquement télécharger votre modèle de document niveau domaine depuis le dossier. Aucune autre manipulation n'est possible car l'administrateur est à l'origine de ce modèle.
- Depuis le menu "contrats", vous pouvez générer le modèle de document niveau domaine. Pour cela cliquez sur l'icône dédiée, puis cliquez sur "générer" :
5. Liste des variables
| $DOS.NOM | renvoie le nom du dossier |
| $DOS.NOMCONTACT | renvoie le nom de contact |
| $DOS.EMAIL | renvoie l'adresse email du dossier (du contact) |
| $DOS.TEL | renvoie le téléphone dossier |
| $ETAB.SIRET | renvoie le siret |
| $ETAB.NOM | renvoie la raison sociale |
| $ETAB.ADR1 | renvoie l'adresse postal |
| $ETAB.ADR2 | renvoie l'adresse postal 2 |
| $ETAB.ADR3 | renvoie le complément adresse |
| $ETAB.CP | renvoie le code postal |
| $ETAB.VILLE | renvoie la ville |
| $ETAB.CODEINSEE | renvoie le code INSEE commune |
| $ETAB.PAYS | renvoie le pays |
| $SAL.CIVILITE | renvoie la civilité |
| $SAL.NOM | renvoie le nom du salarié |
| $SAL.PRENOM | renvoie le prénom du salarié |
| $SAL.NOMNAISSANCE | renvoie le nom de naissance du salarié |
| $SAL.PRENOM | renvoie le prénom du salarié |
| $SAL.DATENAISSANCE | renvoie la date de naissance du salarié |
| $SAL.AGE | renvoie l’âge du salarié |
| $SAL.DEPARTEMENT | renvoie le département de naissance |
| $SAL.COMMUNENAISSANCE | renvoie la commune de naissance |
| $SAL.NATIONALITE | renvoie la nationalité |
| $SAL.PAYSNAISSANCE | renvoie le pays de naissance |
| $SAL.NUMEROSSCLE | renvoie le numéro SS + clé |
| $SAL.NUMEROSSCLETEMP | renvoie le numéro SS + clé temporaire |
| $SAL.NBENF | renvoie le nombre de personnes à charges |
| $SAL.NUMEROVOIE | renvoie l'adresse du salarié |
| $SAL.COMPLEMENT | renvoie le complément adresse |
| $SAL.CODEPOASTAL | renvoie le code postal |
| $SAL.VILLE | renvoie la ville |
| $SAL.PAYS | renvoie le pays |
| $SAL.CODEDISTRIBUTIONETRANGER | renvoie le code de distribution à l'étranger |
| $SAL.EMAIL | renvoie l'email |
| $SAL.TELEPHONE | renvoie le téléphone |
| $SAL.VIREMEN | retourne vrai ou faux |
| $SAL.CODEBIC | renvoie le code BIC |
| $SAL.IBAN | renvoie l'IBAN |
| $SAL.NUMERCONTRAT | renvoie le numéro de contrat |
| $SAL.DEBUTCONTRAT | renvoie la date début de contrat |
| $SAL.DATEFINEPREVIS | renvoie la date de fin prévisionnelle du contrat |
| $SAL.DATESORTIE | renvoie la date de sortie |
| $SAL.STATUTPRO | renvoie le type de contrat de travail |
| $SAL.NATUREEMPLOI | renvoie la nature d'emploi du salarié |
| $SAL.STATUTCAT | renvoie le statut professionnel |
| $SAL.STATUTRET | renvoie le cas particuliers |
| $SAL.AUTRERET | renvoie le code autres régime de retraite du salarié |
| $SAL.CPNDUC | renvoie le régime de retraite du salarié |
| $SAL.EMPCO.EmploiConventionel | représente le code le l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.CATEGORIE : | représente la catégorie de l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.LIBECH1 | représente le libellé de l'échelon 1 le l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.ECH1 | représente l'échelon 1 l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.LIBECH2 | représente le libellé de l'échelon 2 le l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.ECH2 | représente l'échelon 2 l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.LIBECH3 | représente le libellé de l'échelon 3 l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.ECH3 | représente l'échelon 3 l'emploi conventionnel |
| $SAL.EMPCO.PCS | représente le PCS |
| $SAL.EMPCO.COMPPCS | représente le Complément Code PCS |
| $SAL.CODEMETIERBTPLIBELLE | renvoie le Code Métier BTP du contrat salarié |
| $SAL.HOR | renvoie l’horaire de travail (nombre d'heures) du salarié |
| $SAL.SAL | renvoie le salaire horaire du salarié |
| $SAL.MEN | renvoie le salaire de base mensuel du salarié |
| $SAL.TAGS | renvoie la valeur tags du contrat salarié est cochée |
| $SAL.FORFAITJ | Renvoie si le salarié est en forfait jours |
| $SAL.JHEBDO | Renvoie le nombre de jours hebdomadaire travaillable du salarié en forfaits jours |