Les différents types d'utilisateurs

Sur Openpaye, plusieurs types d'utilisateurs existent. Nous vous détaillons chacun des rôles ci-dessous :

1. L'administrateur du domaine

2. Les collaborateurs (utilisateurs) du domaine

Les collaborateurs du domaine ont accès à tous les dossiers du domaine. Très souvent en charge de la paie, ils peuvent aussi être responsable d'un dossier :

• Afin de fournir un accès à un collaborateur, rendez-vous dans la liste des dossiers. Cliquez ensuite sur "Paramètres > Gérer utilisateurs" : 

• Cliquez sur l'icône "+" afin d'ajouter un nouvel utilisateur, puis renseignez les champs demandés : 

• Vous avez la possibilité de définir précisément les accès de votre collaborateur en fonction des cases cochées : 

• Les collaborateurs du domaine peuvent également avoir un accès consultatif (Exemple: Un expert-comptable peut avoir accès à toutes les autres sociétés).

3. Les utilisateurs de l'espace collaboratif

Ces utilisateurs ont un accès plus limité que les collaborateurs du domaine. 
En fonction des autorisations attribuées, ils peuvent avoir accès et intervenir à tout ou une partie du cycle de paie dans un seul et même dossier uniquement. (Exemple: Saisie des éléments variables, validation / contrôle des DSN, etc.).

Vous pouvez définir les accès et le rôle de chaque utilisateur de l'espace collaboratif en vous rendant dans le dossier concerné, puis en cliquant sur "paramètres" > "espace collaboratif" :

4. Les utilisateurs du portail superviseur

Le portail superviseur, c'est quoi ?

Le portail superviseur d'Openpaye permet aux salariés de soumettre et suivre des demandes d'absence, d'effectuer des démarches administratives validées par un manager, et de stocker des documents sensibles dans un espace sécurisé. Ils peuvent aussi échanger des documents avec le service RH et consulter leurs bulletins de paie.

A : Les superviseurs

Le superviseur est en charge de valider les demandes des salariés sur Openpaye.

B : Les salariés

Chaque salarié du portail a son propre accès et son espace dédié. Les salariés effectuent différentes actions et demandes en fonction de leurs rôles, qui seront ensuite validées par leurs superviseurs.

• Vous pouvez définir les accès et le rôle de chaque "salarié" et "superviseur" du portail superviseur en vous rendant dans le dossier concerné, puis en cliquant sur "paramètres" > "portail superviseur":

  

C : Les utilisateurs dirigeants

Les utilisateurs dirigeants disposent d’un accès dédié dans le portail superviseur, appelé portail dirigeant. Cet espace est conçu pour centraliser et sécuriser les documents envoyés par les utilisateurs salariés :

Création et gestion des accès dirigeants

• Chaque dirigeant doit disposer d’une adresse email unique.

• Une même adresse email ne peut pas être utilisée sur plusieurs dossiers.

• Si le dirigeant doit accéder à plusieurs dossiers, il faut soit utiliser une adresse différente, soit mettre en place un alias d’adresse email. 👉 Explication sur les alias email :

Gestion des documents de sortie

Lors de l’envoi des bulletins sur le portail dirigeant :

• Les documents de sortie (certificat de travail, solde de tout compte, attestation pôle emploi) sont également envoyés automatiquement.

• Vous pouvez décocher l’option “envoyer les documents de sortie” si vous souhaitez qu’ils ne soient pas transmis :

Cas particuliers

• Dirigeant également salarié : nous recommandons d’utiliser deux adresses distinctes :

  • Une adresse professionnelle pour le rôle de dirigeant.

  • Une adresse personnelle pour l’accès en tant que salarié.

• Dirigeant également superviseur : cela n’est possible qu’en utilisant deux adresses emails différentes.

Notifications et accès aux bulletins

• Actuellement, aucune notification automatique n’est envoyée aux dirigeants, salariés ou superviseurs lors du dépôt des bulletins.

• En cas de difficulté d’accès (compte validé mais espace/bulletins invisibles) :

  1. Vérifiez dans les paramètres > portail superviseur que toutes les options sont bien activées : portail dirigeant, espace dirigeant, tableau de bord dirigeant et accès aux bulletins.

  2. Assurez-vous que les documents sont bien déposés chaque mois dans le portail dirigeant.

Accès complémentaires

• Le dirigeant peut consulter ses documents, ainsi que certains éléments comptables.

• Limitation : l’accès aux écritures comptable V2 n'est pas encore possible par le dirigeant.