Importer les absences

Vous pouvez importer vos éléments variables sur Openpaye uniquement lorsqu'il n'existe pas de bulletins sur le mois suivant OU lorsqu'un bulletin est encore modifiable (un bulletin est modifiable lorsqu'il ne comporte pas de statut "validé" ✔ ) !

• Pour importer vos éléments variables, rendez-vous dans le menu "bulletins" > "mode saisie" > "Absences" :

• Se positionner sur le mois de paie pour lequel vous souhaitez importer les données d’absences :

• Le fichier csv importé doit impérativement avoir le format suivant (extractpayroll_AAAA-MM.csv) :

• Voici un modèle de fichier d'éléments d’Absences renommé au bon format. Vous pouvez utiliser ce modèle pour vos importations d’absences :

• Attention à ce que votre fichier csv ne comporte qu’un seul onglet :

• Quelles sont les informations qui peuvent être importées dans Openpaye ? Vous trouverez ci-dessous toutes les cellules pouvant être alimentées par importation de données :

Agencement de votre fichier csv 

• Notre conseil afin que les éléments d’absences correspondent bien à ceux attendus dans Openpaye est de reprendre exactement les mêmes codes motif d’absences présents dans Openpaye et distinguer par colonne chaque motif d’absence à importer.

• Chaque absence est décomposée en autant de colonnes qu’il y a d’information à importer. Dans notre exemple ces colonnes correspondent à : « Code », « Valeur », « Date début », « Date fin »

Quel est le format d’importation attendu ? 

Toutes les colonnes à importer dans Openpaye doivent respecter un certain format  👇

1. Colonne Matricule : importation au format « Texte » :

Remarque :

Il est important de veiller à ce que les Matricules numériques qui commencent par zéro conservent le "0" lorsque le fichier Excel est enregistré au format csv :

2. Colonnes Code et Valeur : importation au format « Standard » :

Remarque :

Dans la colonne « Valeur », les décimales sont précédées d’un point et non d’une virgule :

3. Colonnes Date début et Date fin : importation au format « Date – jj/mm/aaa » :

Comment importer le fichier d’absence ? 

1. Sur Openpaye, vérifiez que vous êtes actuellement dans l'interface du « mode saisie », cliquez ensuite sur le bouton « absences » où vous allez devoir effectuer les actions suivantes.

2. Cliquez sur le bouton « Importer des variables » :

3. Choisissez le fichier à importer avec le libellé « extractpayroll_AAAA-MM.csv ».

4. Une fois le fichier importé, le logiciel va automatiquement analyser les colonnes présentes dans le fichier. À gauche, ce sont les colonnes présentes dans le fichier importé (c’est-à-dire votre fichier Excel des absences au format csv). À droite, ce sont les colonnes disponibles sur Openpaye et qui correspondent aux motifs d’absences présents dans le logiciel.

5. La colonne à gauche doit systématiquement correspondre à celle de droite dans la fenêtre de prévisualisation (cf capture ci-dessous). Si ce n'est pas le cas pour certaines colonnes, vous pouvez modifier l'élément correspondant dans la barre déroulante : 

•    Une fois tous les changements effectués, cliquez sur le bouton "sauvegarder". L'import va être finalisé et les éléments variables apparaîtront bien dans le tableau :

Présentation de l’écran « Absences » après importation des données 

1. En « mode saisie », chaque motif d’absence est identifié par une couleur qui couvre la période d’absence sur le planning :

2. Le « mode bulletin » permet de visualiser les données d’absences importées et mises à jour automatiquement et simultanément à celles du « mode saisie » :

Possibilité de supprimer une absence dans le planning même lorsque la paie du mois est clôturée 

1. Après un clic gauche sur le motif d’absence, la fenêtre où est enregistrée l’absence s’ouvre :

2. Cliquez en bas à droite de cette fenêtre sur « Supprimer » :