Que faire en cas de changement d'adresse ou de SIRET ?

En cas de changement d'adresse du siège social ou de SIRET, 2 procédures différentes sont à réaliser dans Openpaye en fonction de votre situation :

1. Si vous changez l'adresse de votre siège social, mais que votre SIRET ne change pas, vous devrez uniquement modifier l'adresse de votre établissement dans Openpaye.

2. Si vous déménagez et que votre numéro de SIRET est modifié, vous devrez effectuer plusieurs manipulations dans le logiciel.

I. Déménagement sans changement de SIRET

• Dans le cas où votre adresse est modifiée, vous devrez uniquement modifier l'adresse de votre siège social dans Openpaye.
• Pour cela, rendez-vous dans le menu paramètres > établissement :

• Cliquez sur votre fiche établissement :

• Dans la section "Information générale", modifiez l'adresse de votre siège social :

II. Déménagement avec changement de SIRET

• Dans le cas où votre SIRET est modifié lors d'un déménagement, il faudra réaliser plusieurs manipulations sur le logiciel.
• Par défaut sur Openpaye, nous vous recommandons de ne pas modifier le SIRET dans votre fiche établissement afin de conserver l'historique et de réaliser des DSN à néant si besoin.
• La démarche la plus sécurisée pour modifier votre SIRET est la création d'une nouvelle fiche établissement qui deviendra par la suite votre établissement principal.

1. Création du nouvel établissement

• Pour cela, créez votre nouvel établissement dans le menu établissement :

1. Cochez la case "établissement principal"
2. Modifiez le code de l'établissement, si c'est votre 2ᵉ établissement, renseignez "02"
3. Renseignez le nouveau SIRET
4. Indiquez la même raison sociale que pour le premier établissement
5. Indiquez votre nouvelle adresse
6. Enfin, tous les champs restants doivent être identiques à votre ancienne fiche établissement. Ainsi, nous vous conseillons d'afficher l'ancien établissement dans un nouvel onglet afin de copier les informations plus simplement.

• Une fois le paramétrage terminé, vous devriez vous retrouver avec deux établissements différents, comprenant deux SIRET différents dans le menu établissement. L'établissement que vous venez de créer doit être précédé d'une pastille bleue correspondant à l'établissement principal :

2. Ajouter les nouvelles caisses de cotisation

• Une fois que votre nouvel établissement est créé, vous pouvez ajouter les mêmes caisses de cotisation que votre ancien établissement (en veillant à conserver le même paramétrage).
• Dans l'exemple ci-dessous, nous avons trois caisses de cotisations à ajouter. Aucune caisse de cotisation n'est pour le moment affectée à votre nouvel établissement : 

• Par conséquent, ajoutez les mêmes caisses de cotisation que votre ancien établissement en remplissant le même paramétrage. Veillez également à bien affecter les caisses de cotisation à votre nouvel établissement :

• Après ces changements, vous devriez donc avoir des caisses de cotisation identiques dans vos deux établissements.

3. Modifier l'établissement dans les contrats en cours

• Rendez-vous dans le menu contrats. Puis, modifiez l'établissement de tous les salariés ayant un contrat en cours.
• Les salariés ayant un contrat en cours sont précédés d'une bulle bleue dans le menu contrats :

• Dans la fiche contrat de vos salariés, sélectionnez l'établissement que vous venez de créer :

• Lorsque vous modifiez l'établissement de votre salarié, les champs "Convention Collective Nationale" et "Emploi conventionnel" devront être à nouveau remplis :

• Dans la section "convention collective nationale", assurez-vous également de renseigner les bonnes informations :