Comment gérer le maintien de salaire ?

Préambule

➡️ Dans le menu absences, lorsque vous saisissez un arrêt de travail (arrêt maladie / maternité / paternité, etc.), un calcul automatique est effectué en fonction des règles de votre convention collective ou du droit du travail.

Lors de la saisie d'un arrêt, 2 lignes apparaissent dans le bulletin :

• La ligne correspondant à l'arrêt ;

• La ligne du maintien de salaire s'il y en a un :

Par ailleurs vous avez la possibilité de cliquer sur la ligne du maintien de salaire pour consulter le détail du décompte du maintien appliqué par le logiciel. Plusieurs éléments sont indiqués dans ce détail de calcul :

• La règle appliquée ;

• La méthode utilisée parmi celles en vigueur dans Openpaye ;

• La durée du maintien ;

• Le détail du calcul ;

• Et le nombre de jours pris en compte dans le compteur :

1. Les différentes méthodes de gestion du maintien de salaire

• Dans le menu paramètres > établissement > paramétrage paie > gestion des absences, vous trouverez une ligne nommée "Méthode maintien de salaire arrêt de travail" :

3 méthodes sont possibles :

• 1. Méthode des jours travaillés (appliquée par défaut sur Openpaye) : Le logiciel calcule le maintien de salaire uniquement sur les jours où le salarié aurait dû travailler pendant son arrêt. Dans l’exemple ci-dessous, le salarié est absent 17 jours calendaires, dont 13 jours théoriquement travaillés. Sur ces 13 jours travaillés, on retire les 5 jours de carence (comptés uniquement sur des jours normalement travaillés). Il reste donc 8 jours indemnisables à 90 %. 

• 2. Méthode absences réelles : Avec cette méthode, Openpaye ne se base plus sur le nombre de jours théoriquement travaillés, mais sur le planning réel du salarié, c’est-à-dire les heures réellement prévues au contrat (heures supplémentaires comprises).

• Dans l’exemple ci-dessous le salarié est absent 17 jours calendaires. Après déduction des 7 jours de carence, il reste 10 jours calendaires indemnisables. Le logiciel convertit ces 10 jours en heures réelles à maintenir selon le planning du salarié, soit 66,4 heures dans cet exemple. Autrement dit, cette méthode permet de maintenir le salaire sur la base du volume réel d’heures d’absence, et non pas sur un simple nombre de jours théoriques :
  
  

• 3. Méthode jours calendaires : Avec cette méthode, le maintien de salaire est calculé non pas sur les jours travaillés ou les heures réelles, mais sur la période calendaire d’absence, c’est-à-dire en jours calendaires (tous les jours du calendrier : lundi au dimanche, jours ouvrés comme non ouvrés). 

• Le logiciel calcule d’abord le nombre total de jours calendaires d’absence (ici 17 jours), puis il déduit les jours de carence, également comptabilisés en jours calendaires (ici 7 jours). Il reste donc 10 jours calendaires indemnisables, auxquels on applique un taux journalier moyen calculé en jours calendaires. C’est ce taux par jour calendaire qui sert de base au calcul du maintien de salaire.
  
  

2. Le maintien de salaire sur les arrêts de travail prolongés

Exemple : prolongation d’un arrêt maladie

Votre salarié est déjà en arrêt maladie et vous souhaitez prolonger l'arrêt.
⚠️ Il ne faut pas modifier l’absence existante : vous devez créer une nouvelle absence pour ce salarié.

1. Saisir les dates de la prolongation : renseignez la date de début et la date de fin de l’absence.

2. Cocher « Prolongation » : cela indique au logiciel qu’il s’agit de la continuité d’un arrêt existant et non d'un nouvel arrêt.

3. Sélectionner l’arrêt initial : dans le champ « arrêt initial », choisissez l’arrêt initial précédent la prolongation (exemple : arrêt initial du 08/09/2025).

4. Vérifier la date de début de l’arrêt initial: elle se renseigne automatiquement une fois l'étape n°3 terminée.

   Remarque :

   Cette étape permet au logiciel de connaître le nombre de jours déjà décomptés sur cet arrêt et de calculer correctement la carence conventionnelle ainsi que la carence IJSS.

5. Enregistrer l’absence en cliquant sur « Ajouter » :

3. Comment forcer le nombre de jours déjà maintenus ?

• Dans le cas où vous reprenez un nouveau dossier, ou si vous souhaitez forcer un nouveau nombre de jours calendaires (par exemple en cas d’erreurs précédentes ou pour toute autre raison), il est possible d’intervenir manuellement. En cliquant sur la ligne dédiée au maintien de salaire dans le bulletin de paie, vous accédez au détail du calcul du maintien de l’arrêt de travail, ici le logiciel indique : « Nombre de jours calendaires de maintien restants avant l’arrêt : 12 jours à 90 % et 40 jours à 66,66 % » :

• Pour impacter cette ligne, les options 620 à 650 vous permettent de gérer le nombre de jours calendaires d'arrêt que vous souhaitez appliquer. Si vous devez régulariser ou restituer des jours calendaires, ces options sont parfaitement adaptées :

4. Comment forcer le nombre de jours de carence ?

• Pour forcer le nombre de jours de carence conventionnels, rendez-vous dans le menu Absences. Lors de la saisie de l’arrêt de travail, un champ intitulé « forçage carence » est prévu à cet effet :

• Si la convention collective prévoit 7 jours de carence mais que, de manière exceptionnelle, vous souhaitez en appliquer un nombre différent, il vous suffit d’indiquer le nombre de jours souhaité dans le champ :

5. Comment forcer la valeur du maintien de salaire ?

• Si vous n'êtes pas d'accord avec le calcul du logiciel et que vous souhaitez forcer la valeur du maintien de salaire, rendez-vous dans le menu primes et choisissez parmi les primes M01 à M06 en fonction de la nature de l'arrêt de travail :

• Dans le cas d'un maintien pour un arrêt maladie (M01), si vous souhaitez neutraliser l'arrêt de travail, saisissez "-1" dans le champ. Sinon, forcez la valeur que vous souhaitez :

• Après avoir recalculé le bulletin, la ligne habituelle du maintien de salaire (J018) est remplacée par (J018.M). Le détail du calcul pour ce maintien de salaire n'apparait plus en cliquant sur la ligne car le montant a été forcé :

6.1 Désactiver le calcul automatique du maintien de salaire de manière permanente

• Rendez-vous dans un premier temps dans le menu "paramètres" > "établissement" > "paramétrage paie" > puis cochez la case "désactiver le calcul automatique du maintien de salaire" ;

• Cliquez ensuite sur "modifier" en bas à droite de la page :

• Lorsque vous recalculez le bulletin de votre salarié, le maintien de salaire ne sera plus affiché. Pour rappel, ce paramétrage affecte tous les salariés du dossier :

6.2 Désactiver le calcul automatique du maintien de salaire de manière ponctuel

• Rendez-vous dans un premier temps dans le menu "bulletins" > "primes". Sélectionnez ensuite la prime M01 à M06 (en fonction du type d'arrêt de travail du salarié) :  

• Dans le champ, indiquez la valeur "-1". Ainsi le maintien de salaire sera désactivé uniquement pour ce salarié et de manière ponctuel sur ce mois. Si vous souhaitez toutefois désactiver le maintien de salaire de manière permanente pour votre salarié, cochez également la case "report sur le mois suivant", puis cliquez sur "ajouter" :

7. Les cas non pris en charge

• Certains cas spécifiques ne sont pas pris en charge par Openpaye. Nous vous listons ces cas particuliers ainsi que les précisions nécessaires pour les identifier.

• 1er cas non géré : Lorsqu’il y a du maintien de salaire conventionnel, Openpaye ne compare pas avec la règle légale sur l’ensemble de la période d’arrêt. La comparaison est faite uniquement sur la période du bulletin en cours, et non depuis le début de l’arrêt de travail. Concrètement, si l’arrêt est prolongé sur plusieurs mois et que, par exemple, au 4ᵉ mois la règle légale devient plus favorable, Openpaye ne le détectera pas.

  👉 Conséquence : la règle légale n’est pas appliquée, et aucune régularisation n’est faite sur toute la période de l’arrêt.

• 2ème cas non géré : Openpaye ne permet pas de régulariser un arrêt de travail sur des périodes dont les bulletins n’ont pas été établis dans le logiciel.Ainsi, un motif d’arrêt ne peut pas être régularisé si les bulletins correspondants ne sont pas présents dans Openpaye. Dans ce cas, le maintien de salaire doit être géré manuellement à l’aide des primes M01 à M06.